Od 1 stycznia 2025 roku niektórzy przedsiębiorcy muszą mieć adres do e-Doręczeń. Ten termin dotyczy też większości podmiotów publicznych i przedstawicieli zawodów zaufania publicznego.
Co to są e-Doręczenia
e-Doręczenia to usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która umożliwia wysyłanie i odbieranie korespondencji elektronicznie, ze skutkiem równoważnym z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.
Docelowo usługa e-Doręczeń zastąpi tradycyjną, papierową korespondencję urzędową, a także korespondencję przez ePUAP.
Zakładając adres do e-Doręczeń dla firmy przedsiębiorca wskazuje ten adres jako adres do korespondencji urzędowej. Wpisanie adresu do e-Doręczeń do bazy adresów elektronicznych oznacza, że urzędy korzystające z e-Doręczeń będą przesyłały korespondencję twojej firmie wyłącznie elektronicznie.
Baza adresów elektronicznych (BAE) to publiczny rejestr prowadzony przez ministra cyfryzacji, w którym są zebrane adresy do e-Doręczeń. Oprócz adresów, baza zawiera informacje o wszystkich dostawcach świadczących usługi e-Doręczeń.
Usługę e-Doręczeń świadczą wyłącznie dostawcy usług zaufania: publiczni oraz komercyjni (niepubliczni).
Publiczny dostawca e-Doręczeń – obecnie Poczta Polska S.A., to podmiot wyznaczony do świadczenia bezpłatnej usługi e-Doręczeń oraz do zapewnienia skrzynek elektronicznych wszystkim tym, którzy zdecydują się na korzystanie z publicznej usługi e-Doręczeń.
Niepubliczny dostawca e-Doręczeń to podmiot komercyjny, u którego możesz założyć adres oraz skrzynkę do e-Doręczeń.
Firmy zarejestrowane w CEIDG oraz w KRS, które założyły adres do e-Doręczeń u publicznego dostawcy, korzystają ze skrzynki do e-Doręczeń w Koncie Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl.
Adres do e-Doręczeń twojej firmy pozostaje stały, nawet jeśli zmieni się jej adres fizyczny.
e-Doręczenia dają ci gwarancję:
- jednoznacznej identyfikacji nadawcy i adresata
- tajemnicy korespondencji
- niezafałszowania (integralności) przesyłanych danych
- dostępu do wiarygodnych i akceptowanych prawnie dowodów wysyłki i odbioru
- dostępu do informacji o dacie i czasie wysłania i otrzymania korespondencji
- możliwości szybkiego ustalenia adresu do e-Doręczeń odbiorcy.
Kto musi mieć adres do e-Doręczeń
Skrzynkę do e-Doręczeń muszą mieć:
– przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS,
– przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG.
Poza firmami, adres do e-Doręczeń muszą również mieć inne podmioty niepubliczne wpisane do KRS, na przykład fundacje i stowarzyszenia.
Obowiązkowo z e-Doręczeń muszą korzystać także przedstawiciele niektórych zawodów zaufania publicznego.
Dotyczy to:
- adwokata
- radcy prawnego
- doradcy podatkowego
- doradcy restrukturyzacyjnego
- rzecznika patentowego
- notariusza.
Administracja publiczna, urzędy centralne (w tym ZUS i KRUS) i jednostki samorządu terytorialnego zaczną posługiwać się e-Doręczeniami już 1 stycznia 2025 roku.
Do października 2029 roku wszystkie podmioty publiczne, jednostki samorządu terytorialnego, a także sądy, komornicy i prokuratura będą musiały prowadzić korespondencję urzędową poprzez e-Doręczenia.
Jak założyć skrzynkę do e-Doręczeń
Firmy składają wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń przez Biznes.gov.pl.
Po aktywacji adresu, firma korzysta ze skrzynki do e-Doręczeń w Koncie Przedsiębiorcy.
Adres do e-Doręczeń dla przedstawiciela zawodu zaufania publicznego należy złożyć za pośrednictwem e-usługi na stronie gov.pl.
Kiedy przedsiębiorca musi mieć skrzynkę do e-Doręczeń
Termin na wdrożenie e-Doręczeń, zależy od daty rejestracji firmy w CEIDG albo w KRS:
- firmy, które będą rejestrować działalność w CEIDG albo w KRS od 1 stycznia 2025 roku, założą skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji,
- firmy, które zarejestrowały lub zarejestrują działalność w KRS przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku,
- firmy, które zarejestrowały lub zarejestrują działalność w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku, muszą mieć adres do e- Doręczeń od 1 października 2026 roku.
Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, będą zobowiązani do posługiwania się e-Doręczeniami od 1 stycznia 2025 roku.
Pierwszym krokiem jest założenie adresu i wpisanie go do bazy adresów elektronicznych (BAE).
Jeśli chcesz mieć adres u publicznego dostawcy nie musisz oddzielnie wnioskować o wpis do BAE. Wystarczy, że aktywujesz utworzony dla ciebie adres, a wpis nastąpi automatycznie. Inaczej jest w przypadku adresu założonego u niepublicznego dostawcy – aby został dodany do BAE konieczny jest wniosek przedsiębiorcy.
Po założeniu i aktywacji adresu u publicznego dostawcy, uzyskasz dostęp do darmowej skrzynki do e-Doręczeń dla swojej firmy. Skrzynka w Koncie Przedsiębiorcy umożliwi ci wysyłanie, odbieranie i przechowywanie wiadomości, a także dostęp do adresów wpisanych do BAE. Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG możesz sam zarządzać skrzynką albo wyznaczyć administratora, który będzie to robił w twoim imieniu. Przedsiębiorcy wpisani do KRS muszą wyznaczyć administratora skrzynki.
Kontakt
Sprawdź nasze usługi księgowe, podatkowe oraz płacowo-kadrowe jakie świadczymy dla naszych klientów. Jesteśmy po to, żeby ułatwiać prowadzenie Twojej działalności.
