Jak działamy w Księgowości?

Rozpoczęcie współpracy z nowym biurem rachunkowym to istotna decyzja, wymagająca starannego rozważenia i współdziałania. Efektywność usług księgowych i podatkowych zależy w dużej mierze od modelu współpracy, wewnętrznych procedur i procesów stosowanych przez biuro rachunkowe.

Odkryj nasze unikalne podejście i metodologię w kluczowych obszarach księgowości istotnych dla procesu miesięcznego zamknięcia ksiąg. Jeśli zdecydujesz się na współpracę z nami, rozpoczynamy etap wdrożenia naszych usług księgowych.

W tym procesie wspólnie ustalamy plan kont, definiujemy istotne procesy księgowe z określeniem terminów i odpowiedzialności oraz określamy zakres i formę raportowania. Prowadzimy księgi rachunkowe zgodnie z polskimi przepisami, jednocześnie dając elastyczność w dostarczaniu danych finansowych zgodnie ze standardami IFRS lub US GAAP do celów raportowania. Rezultaty naszej pracy dostarczane są w formie kalkulacji podatkowych lub raportów finansowych, prezentowanych zarówno po polsku, jak i po angielsku.

Rachunki bankowe

W celu zaksięgowania wyciągów bankowych oczekujemy, że po zakończeniu miesiąca kalendarzowego, lub innego okresu rozliczeniowego wygenerują Państwo za dany okres sprawozdawczy zestawienie transakcji bankowych w formie:

• Pliku MT940 – plik ten pozwoli nam na import danych do naszego systemu księgowego,
• Wyciągu bankowego w formacie PDF – dokument ten jest dokumentem potwierdzającym stan środków pieniężnych na rachunku bankowym. Będzie on przechowywany jako dokumentacja księgowa.

Powyższe pliki należy wygenerować dla wszystkich kont bankowych, w tym kont walutowych, jak  również rachunku VAT, który został utworzony automatycznie przez bank w momencie założenia konta firmowego.

W przypadku korzystania z banku zagranicznego, poza wyciągiem bankowym w formacie PDF, prosimy o wygenerowanie transakcji bankowych za dany okres sprawozdawczy w formacie pliku csv, lub excel. W takiej sytuacji bowiem nie będzie możliwe wygenerowanie pliku MT940.

Mogą Państwo rozważyć opcję udzielenia dostępu naszym pracownikom do Państwa bankowości elektronicznej. W takiej sytuacji pobranie wyciągów bankowych i pozostałych plików zostanie wykonane przez nasz zespół.

Faktury sprzedaży

Przyjmujemy, że są Państwo odpowiedzialni za proces fakturowania, tj. posiadacie odpowiednią wiedzę merytoryczną w zakresie powstania obowiązku podatkowego, zostały ustalone i wdrożone odpowiednie procedury obsługi klienta i fakturowania, a także stosują Państwo system bilingowy, który spełnia polskie, lokalne wymagania (w szczególności zapewnia integracje z KSeF).

W przypadku gdy zidentyfikują Państwo potrzebę analizy któregoś z powyższych obszarów, chętnie zapewnimy odpowiednie wsparcie w tym zakresie.

W pilnych lub wyjątkowych sytuacjach możemy zapewnić Państwu nasz system do fakturowania. W celu zaksięgowania faktur sprzedaży oczekujemy, że po zakończeniu miesiąca kalendarzowego, lub innego okresu rozliczeniowego udostępnią nam Państwo za dany okres sprawozdawczy:

• Zestawienie sprzedaży w pliku excel obejmujące m.in. dane pozwalające na identyfikacje nabywcy, daty, przedmiotu i kwotę sprzedaży,
• Kopie faktur sprzedaży w formacie PDF – dokumenty te będą przechowywane jako cześć Państwa dokumentacji księgowej.

Nasza ewidencja księgowa zapewnia pełną analitykę Państwa nabywców i ich rozliczeń, co umożliwia analizę nierozliczonych należności na konkretny dzień lub ich wiekowanie. W przypadku klientów działających w sektorze PRS/Student house/Co-living kwestia sposobu księgowania sprzedaży i ewidencji należności jest indywidualnie ustalana z klientem.

Faktury zakupu

Przyjmujemy, że faktury zakupu, które są przekazywane do nas w celu ich zaksięgowania są przez Państwa zaakceptowane pod względem merytorycznym, tj biznesowym.

W celu zarządzania dokumentami zakupu zapewnimy Państwu dostęp do naszego systemu online z prośbą o import otrzymanych faktur zakupu. Wykorzystując ten system w łatwy i bezpieczny sposób faktury zakupu zostaną nam przekazane w formie elektronicznej.

W przypadku potrzeby możemy udostępnić Państwu w naszym systemie proces obiegu faktur zakupu. Wówczas cały proces obiegu i akceptacji faktury jest elektroniczny i transparentny. Jednocześnie system pozwala na zawężenie kręgu osób mających dostęp do określonego typu dokumentów (np. faktury B2B).

Z momentem wejścia w życie obowiązkowego KSeF system będzie pozwalał na import Państwa faktur zakupu z systemu KSeF.

W przypadku wydatków za usługi niematerialne przyjmujemy, że akceptacja faktury pod względem merytorycznym oznacza zgromadzenie i posiadanie przez Państwa stosownych dokumentów potwierdzających wykonanie usługi.

Z wyjątkiem obrotu towarowego, w przypadku kontrahentów zagranicznych rekomendujemy, aby w momencie kontraktacji poinformowali Państwo zagranicznego kontrahenta o konieczności przedstawienia certyfikatu rezydencji podatkowej oraz oświadczenia „beneficial owner”.

Nasza ewidencja księgowa zapewnia pełną analitykę Państwa dostawców i ich rozliczeń, co umożliwia analizę nierozliczonych zobowiązań na konkretny dzień lub ich wiekowanie, w walucie polskiej i zagranicznej.

Koszty finansowania

W przypadku finansowania grupowego (intercompany) przyjmujemy, że otrzymamy od Państwa lub pożyczkodawcy kalkulacje odsetek naliczonych. W przypadku gdybyśmy mieli być odpowiedzialni za przygotowanie takiej kalkulacji, prosimy o wcześniejszy kontakt.

Dla potrzeb dokumentacyjnych wymagane jest udostępnienie nam kopii umowy pożyczki wraz z wszelkimi aneksami.

Ewentualna spłata pożyczki wraz z odsetkami może skutkować konsekwencjami podatkowymi w zakresie podatku u źródła. W przypadku planów takiej spłaty, prosimy o wcześniejszy kontakt w celu ustalenia szczegółów i dalszych kroków postępowania.

W przypadku finansowania bankowego prosimy o udostępnienie kopii umowy kredytu, a także miesięcznych wyciągów bankowych z rachunku kredytowego.

Jeśli kredytodawcą jest zagraniczny bank spłata odsetek może skutkować konsekwencjami podatkowymi w zakresie podatku u źródła. Przed lub w momencie podpisania umowy kredytu bankowego, prosimy o kontakt w celu ustalenia szczegółów i dalszych kroków postępowania. Jeśli okres naliczenia odsetek od pożyczki lub kredytu bankowego jest dłuższy niż miesiąc, prosimy o informację o konieczności tworzenia rezerwy na koszty odsetek.

Nasza ewidencja księgowa umożliwia księgowanie transakcji w dodatkowej walucie, co umożliwia ewidencję i analizę zobowiązań w walucie zaciągniętej pożyczki lub kredytu (EUR, USD).

Rezerwy na koszty

W ramach miesięcznego zamknięcia ksiąg rachunkowych tworzymy rezerwy na stałe koszty operacyjne jak np. koszty najmu biura, obsługa księgowa, koszty finansowania, które następnie są rozwiązywane w momencie otrzymania faktury, lub dokonania płatności.

Jeśli uznacie Państwo za stosowne tworzenie rezerw na inne koszty, prosimy o stosowną informację na początku naszej współpracy.

W przypadku, gdy są Państwo właścicielami nieruchomości zakładamy, że informację na temat konieczności utworzenia rezerw otrzymamy od Państwa lub property managera z którym Państwo współpracujecie. Wówczas tworzymy stosowne rezerwy na koszty opłat eksploatacyjnych (service charges), fit-out i pozostałe koszty właściciela.

Jeśli jest to wymagane ewidencja księgowa rezerw może być prowadzona również w walucie obcej (EUR, USD).

Nieruchomość inwestycyjna

Jeśli działacie Państwo w sektorze real estate i dokonujecie nabycia nieruchomości w celach inwestycyjnych, zakładamy, że ustalona z sprzedającym cena zakupu będzie odpowiednio rozbita na poszczególne składniki majątkowe (cost segregation). Podział ten zostanie przez nas wykorzystany jako podstawa alokacji dodatkowych kosztów związanych z zakupem nieruchomości (koszty notarialne, prawne, koszty finansowania, itp.). efektem naszych prac będzie ustalenie ostatecznej wartości początkowej poszczególnych składników majątkowych dla celów księgowych i podatkowych, z jednoczesnym przyporządkowaniem odpowiednich stawek amortyzacji podatkowej.

Dla potrzeb rozliczenia podatku od nieruchomości zwracamy uwagę na konieczność oddzielnego wyodrębnienia w cost segregation ceny zakupu tzw. budowli (parkingi, drogi, place, szlabany, itp.), których podstawą opodatkowania jest ich wartość.

Metoda wyceny nieruchomości (model kosztowy, model wartości godziwej) powinna wynikać z przyjętej przez Państwa spółkę polityki rachunkowości. W przypadku jej braku zarekomendujemy Państwu niezwłoczne jej przygotowanie.

W przypadku przyjęcia modelu wartości godziwej, zakładamy że przynajmniej raz w roku zostanie nam udostępniona wycena nieruchomości dokonana przez profesjonalny podmiot specjalizujący się w wycenach. Różnica w wycenie zostanie przez nas odpowiednio ujęta w rachunku wyników.

Udostępnimy Państwu ewidencję wartości netto nieruchomości na określony dzień zarówno dla celów księgowych jak i podatkowych.

Środki trwałe

Z uwagi na możliwe uproszczenia, w przyjętej polityce rachunkowości powinni Państwo ustalić zasady i kryteria aktywowania wydatków na trwałe składniki majątkowe, takie jak maszyny i urządzenia, środki transportu, meble.

W firmach z sektora technologicznego prowadzimy szczegółową ewidencję składników majątkowych, do których najczęściej zalicza się wydatki na zakup mebli, komputerów, monitorów, telefonów, itp.

Po otrzymaniu stosownej informacji, faktura dokumentująca wydatek zostanie zaksięgowana na konto aktywów trwałych z jednoczesnym wprowadzeniem danego składnik majątkowego do rejestru środków trwałych.

Zasady amortyzacji takich składników majątkowych powinny zostać określone w przyjętej polityce rachunkowości. W przypadku jej braku zarekomendujemy Państwu niezwłoczne jej przygotowanie.

Zamknięcie roku

Przed zakończeniem roku obrotowego otrzymają Państwo od nas informację na temat poszczególnych etapów księgowego zamknięcia roku. Jednocześnie wskażemy Państwu uwagę na te elementy, które wymagać będą Państwa zaangażowania.

Po przygotowaniu przez nas rocznej kalkulacji podatkowej i sprawozdania finansowego zostaną one Państwu udostępnione w celu ich weryfikacji i akceptacji.

Jeśli będzie to potrzebne, poza wizualizacją struktury logicznej XML sprawozdania finansowego możemy dla Państwa przygotować pełne sprawozdanie finansowe w formacie pliku pdf w polskiej i/lub angielskiej wersji językowej.

W ramach zamknięcia roku otrzymają Państwo informację na temat transakcji z podmiotami powiązanymi, z wskazaniem obowiązku przygotowania odpowiedniej dokumentacji cen transferowych.

Przelewy bankowe

Jeśli zajmują się Państwo wprowadzaniem i wykonywaniem przelewów bankowych we własnym zakresie zakładamy, że osoba odpowiedzialna za ten proces zna stosowne regulacje podatkowe, w szczególności w zakresie mechanizmu podzielonej płatności (split payment) i białej listy podatników.

W ramach rozpoczęcia współpracy otrzymają Państwo od nas przewodnik z wskazaniem najistotniejszych kwestii podatkowo-księgowych związanych z wykonywaniem przelewów bankowych w Polsce.

W przypadku, gdy proces wprowadzania i wykonywania przelewów bankowych został powierzony naszemu zespołowi, wówczas przelewy będą przygotowywane w określonych, uzgodnionych cyklach. W celu ograniczenia ryzyka podatkowego, w możliwie szerokim zakresie przygotowane przez nas przelewy będą wykonywane z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.

Pełnomocnictwo

Wszelkie bieżące deklaracje podatkowe oraz inne wymagane raporty i sprawozdania są przez nas podpisywane i wysyłane do odpowiednich organów na podstawie udzielonego nam pełnomocnictwa. Na jego podstawie jesteśmy osobą kontaktową dla organów podatkowych.

Deklaracje podatkowe są przez nas podpisywane po ich wcześniejszej akceptacji z Państwa strony.

W zakresie podatku od nieruchomości, w przypadku gdy nasz zespół podatkowy nie był zaangażowany w proces wyodrębnienia poszczególnych składników majątkowych (cost segregation), stosowna deklaracja może zostać przez nas podpisana po wcześniejszym uzgodnienia powierzchni gruntu, budynku oraz wartości budowli z property managerem i zarządem spółki.

W przypadku otrzymania wezwania, pisma, lub innej informacji od organów podatkowych, kopia dokumentu zostanie Państwu udostępniona z krótkim opisem sprawy oraz informacją o konieczności dostarczenia określonych dokumentów lub podjęcia innych działań.

Posiadane pełnomocnictwo wykorzystujemy w zakresie świadczonych przez nas usług. W przypadku korzystania z innych doradców (np. w zakresie obowiązków sprawozdawczych dotyczących cen transferowych) istnieje konieczność udzielenia osobnego pełnomocnictwa.

Nasze wsparcie

Jeśli jesteś zainteresowany naszymi usługami księgowymi, skontaktuj się z nami. Jesteśmy po to, żeby ułatwiać prowadzenie Twojej działalności.