Już od 1 lutego 2026 r. obowiązkowe stanie się korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla zdecydowanej większości podatników VAT. W praktyce oznacza to, że większość faktur będzie musiała zostać wystawiona i przesłana za pośrednictwem KSeF. Warto jednak wiedzieć, że ustawa przewiduje kilka trybów wystawiania faktur, zależnych od okoliczności technicznych i prawnych. Czym się różnią? Kiedy i który tryb można zastosować?
Wdrożenie KSeF – co muszą wiedzieć przedsiębiorcy przed 2026 r.
Tryb podstawowy: online
To standardowy i najczęściej stosowany tryb fakturowania.
Faktura jest tworzona w systemie księgowym podatnika i od razu przesyłana do KSeF. Za datę wystawienia uznaje się:
- datę przesłania do KSeF, gdy jest zgodna z datą na fakturze,
- datę widniejącą na fakturze (pole P_1), nawet jeśli faktura zostanie przesłana później — ale uwaga: może to nieść ryzyko sankcji, jeśli faktura zostanie potraktowana jako „offline” bez zachowania terminu wysyłki.
Fakturę wystawioną w trybie online:
- dla podatników krajowych z NIP przekazuje się wyłącznie przez KSeF,
- dla podmiotów zagranicznych, konsumentów i nabywców bez NIP można przekazać w sposób uzgodniony, np. e-mailem.
Tryb offline24
Ten tryb przewidziano dla sytuacji, gdy wystąpią tymczasowe problemy z przesłaniem faktury do KSeF (np. brak Internetu, sprzedaż „w terenie”).
Zasady:
- faktura musi mieć strukturę FA(3),
- może być przekazana nabywcy poza KSeF (np. jako PDF),
- musi być przesłana do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym,
- faktura musi zawierać dwa kody QR:
- „OFFLINE” – umożliwia weryfikację w KSeF,
- „CERTYFIKAT” – potwierdza tożsamość wystawcy.
Ograniczenie: nie można przekazywać takiej faktury podatnikowi krajowemu z NIP – musi on odebrać ją wyłącznie przez KSeF.
Tryb offline z powodu niedostępności systemu
Stosowany, gdy KSeF jest oficjalnie niedostępny (np. planowane prace serwisowe, ogłoszone przez MF w BIP).
Faktura:
- musi zostać przesłana do KSeF w ciągu 1 dnia roboczego od zakończenia niedostępności,
- musi zawierać dwa kody QR, jak w trybie offline24,
- może być przekazana poza KSeF podmiotom zagranicznym i konsumentom.
Tryb awaryjny
Uruchamiany w przypadku awarii systemu (komunikat w BIP MF i interfejsie KSeF).
Podatnik:
- może wystawić fakturę poza KSeF,
- musi ją przesłać do 7 dni roboczych po zakończeniu awarii,
- może przekazać fakturę nabywcy poza systemem – także podatnikowi z NIP (wyjątkowo),
- faktura musi zawierać dwa kody QR.
Tryb awarii całkowitej
To sytuacja nadzwyczajna (np. zagrożenie bezpieczeństwa kraju), ogłaszana w mediach.
W tym trybie:
- fakturę wystawia się w dowolnej formie (papierowa lub PDF),
- nie trzeba jej przesyłać do KSeF,
- brak obowiązku stosowania struktury FA(3),
- faktura nie zawiera kodów QR.
Faktury korygujące
W każdej sytuacji, w której wystawiamy fakturę korygującą, należy pamiętać:
- jeśli korekta dotyczy faktury offline lub awaryjnej – najpierw trzeba przesłać pierwotną fakturę do KSeF, aby móc skorygować ją poprawnie,
- faktura korygująca także podlega terminowi przesłania (najczęściej do następnego dnia roboczego).
Podsumowanie
| Tryb | Kiedy stosować? | Termin przesłania do KSeF | Dodatkowe wymogi |
| Online | normalne warunki | natychmiast | brak |
| Offline24 | problemy techniczne (np. Internet) |
do końca następnego dnia roboczego | 2 kody QR, brak dla PL-NIP |
| Offline (niedostępność) | prace serwisowe MF | 1 dzień roboczy od zakończenia | 2 kody QR |
| Awaryjny | awaria systemu KSeF | 7 dni roboczych | 2 kody QR, także dla PL-NIP |
| Awaria całkowita | katastrofa, wojna, brak BIP | brak | brak struktury i kodów QR |
Nieprawidłowe zastosowanie trybu lub opóźnienie w przesłaniu faktury do KSeF może skutkować sankcjami — nawet do 100% kwoty VAT z faktury.