Już w lipcu 2024 r. polscy podatnicy VAT oraz ci, którzy posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT będą obowiązkowo podlegać pod Krajowy System e-Faktur (KSeF) – zarówno w zakresie wystawiania, jak i odbioru e-faktur.
UWAGA! Minister Finansów przełożył wejście w życie obligatoryjnego KSeF. Więcej tutaj.
O ile dość łatwo sprawdzić czy jest się czynnym podatnikiem VAT w Polsce, o tyle klasyfikacja działalności jako stałego miejsca jej prowadzenia (z ang. VAT fixed establishment, dalej: VAT FE) wymaga dodatkowych analiz i zarządzenia ryzykiem podatkowym.
W 6 minut o KSeF w Polsce
Cechy VAT FE
Zgodnie z rozporządzeniem do Dyrektywy VAT, stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej oznacza dowolne miejsce inne niż miejsce siedziby działalności gospodarczej podatnika, które charakteryzuje się wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, aby umożliwić mu odbiór i wykorzystywanie usług świadczonych do własnych potrzeb tego stałego miejsca prowadzenia działalności. Jeśli takie stałe miejsce powstanie w Polsce, wówczas miejsce świadczenia usług wykonywanych na jego rzecz jest w kraju, w którym VAT FE powstało.
W braku definicji VAT FE w polskiej ustawie o VAT, warto przeanalizować judykaturę polską i europejską w zakresie pojęć wystarczającej trwałości, zaplecza personalnego i zaplecza technicznego. Biorąc pod uwagę mnogość stanów faktycznych i ogólną definicję VAT FE, zalecana jest każdorazowa analiza orzecznictwa w celu znalezienia jak największych analogii dla swojego biznesu.
W kontekście stałości należy przeanalizować czynniki świadczące o tym, że działalność podatnika w tym miejscu nie jest prowadzona w sposób okresowy, ale w sposób samodzielny w stosunku do działalności siedziby przedsiębiorstwa.
Tę określoność i stałość często potwierdzają odpowiednie zaplecze personalne i techniczne, angażowane na dłuższe aktywności (a nie praco/kapitałochłonne projekty czasowe). Istotna jest zatem nie tylko samodzielność i skala działalności, ale też jej trwałość w czasie.
Kolejnym aspektem jest niezależność – tak prowadzona działalność musi charakteryzować się od pozostałej działalności podmiotu, w tym niezależnością decyzyjną. Jej charakter nie może być stricte pomocniczy w stosunku do głównego przedmiotu działalności prowadzonej w państwie siedziby podatnika.
Ważne jest również to czy stała działalność pozwala na odpowiednie świadczenie czy odbiór usług.
Odpowiednie zasoby ludzkie, do którego podatnik ma stały i szybki dostęp mogą świadczyć o posiadaniu zaplecza personalnego dla celów VAT. Dotyczy to również sytuacji, gdy podatnik posiada kontrolę nad personelem kontrahenta tak jak nad swoim własnym. Nie jest zatem konieczne dysponowanie własnymi zasobami ludzkimi, o ile dostępność innego zaplecza jest porównywalna do dostępności zaplecza własnego.
Z reguły jeśli podmiot zagraniczny nie zatrudnia w Polsce pracowników ani nie ma możliwości nadzorowania personelu innego podmiotu, to VAT FE nie wystąpi.
Trudno mówić o VAT FE również w przypadku sporadycznych wizyt pracowników podmiotu zagranicznego w Polsce.
Orzecznictwo i linia interpretacyjna w tym zakresie jest dość bogata, zachęcamy do kontaktu w celu znalezienia jak najbliższej analogii z Państwa stanem faktycznym.
Zaplecze techniczne konstytuowane jest często poprzez posiadanie w Polsce oddziału, biura, magazynu czy innej stałej placówki (nie jest to jednak stała placówka w rozumieniu CIT – permanent establishment). Chodzi bardziej o nieograniczony dostęp do zasobów technicznych własnych lub kontrahenta, ale wówczas jak do swoich własnych. Nieograniczony dostęp oznacza możliwości dysponowania, kontroli i decyzyjności w tym zakresie.
VAT FE – i co dalej?
W braku ostrych kryteriów klasyfikacji działalności do VAT FE, organy podatkowe mogą kwestionować brak opodatkowania VAT określonych transakcji albo podważać prawo do odliczenia VAT, jeśli takie VAT FE nie zostało zgłoszone w Polsce. Wiąże się to również z powstaniem zaległości podatkowych, a także z możliwością nałożenia na osoby odpowiedzialne sankcji karno-skarbowych.
Powstanie VAT FE oznacza również konieczność wdrożenia KSeF w Polsce. Niewystawianie, wbrew obowiązkowi, faktur w KSeF wiąże się z kolei z karami pieniężnymi (obowiązującymi od początku 2025 r.).
Odbiorcy faktur powinni pamiętać, że jako VAT FE od lipca 2024r. nie będą obowiązkowo otrzymywać od swoich kontrahentów faktur poza KSeF.
VAT FE w nieruchomościach
Zagadnienie VAT FE w nieruchomościach powstaje z reguły dla bezpośrednich inwestycji zagranicznych, kiedy to spółka zagraniczna kupuje polską nieruchomość inwestycyjną do swojego portfela.
Na gruncie wyroków TSUE, najczęściej przyjmuje się, że w przypadku, gdy zagraniczny podatnik świadczy w Polsce usługi wyłącznie na bazie zaplecza technicznego (nieruchomości), ale bez spełnienia kryterium zaplecza personalnego, wówczas wynajmowana nieruchomość nie kreuje VAT FE w Polsce.
Należy jednak pamiętać, że zaplecze personalne nie musi być zapleczem własnym podatnika. W tym kontekście kluczowa staje się analiza umów z lokalnymi lub zależnymi PM/AM oraz zakres udzielonej im decyzyjności (pełnomocnictw). Jeśli bowiem inwestor korzysta z tych zasobów jak z własnych, może powstać VAT FE w Polsce.
Niezależnie od posiadania VAT FE, czynsz i opłaty eksploatacyjne pozostaną opodatkowane w miejscu położenia nieruchomości (w Polsce). Bardziej problematyczne jest odliczanie VAT od usług niezwiązanych bezpośrednio z nieruchomością, ale potencjalnie związanych z działalnością w Polsce, jest to jednak kwestia możliwa do zarządzenia.
Natomiast obligatoryjny KSeF powoduje, że wszelkie niejasności w zakresie VAT FE będą miały zero-jedynkowe skutki, w szczególności w sytuacji braku wdrożenia KSeF wbrew obowiązkowi.
Zarządzanie ryzykiem podatkowym
W pierwszej kolejności rekomendujemy przeprowadzenie analizy własnej sytuacji pod kątem definicji VAT FE i bieżących stanowisk organów podatkowych. Nie wszystkie stany faktyczne wymagają potwierdzenia przez organy, zatem już na etapie analizy można dokonać oceny z jakim prawdopodobieństwem VAT FE w Polsce powstaje.
Po dokładnej analizie warto przygotować i zebrać odpowiednie argumenty poparte stanowiskami organów w formie tzw. ‘defence file’.
W przypadku wątpliwości po analizie, warto zastanowić się nad zabezpieczeniem swojej pozycji w drodze interpretacji prawa podatkowego. Na wydanie interpretacji czeka się ok. 3 miesięcy, przy czym obecnie instrument ten jest bezterminowy, zatem jego ważność ograniczają jedynie istotne zmiany w stanie faktycznym lub prawnym.
W przypadku potwierdzenia posiadania VAT FE w Polsce, wspieramy firmy w rejestracji na VAT, rozliczeniach oraz wdrożeniu i konfiguracji systemu KSeF w ramach usług compliance i księgowości.
Wdrożenie fakultatywne systemu KSeF może być opcją również dla tych podatników, którzy nie są pewni posiadania VAT FE w Polsce a którzy chcieliby zabezpieczyć w ten sposób swoją pozycję podatkową.
Wspieramy firmy w analizie kwestii VAT FE, pozyskujemy interpretacje podatkowe oraz wdrażamy systemy KSeF. Sprawdź w czym możemy pomóc.
