Wraz z wdrożeniem KSeF (Krajowy System e-Faktur) zmieni się sposób odbioru i postać faktury zakupu. Faktura ustrukturyzowana wystawiona przez dostawcę w KSeF będzie jedyną z dopuszczanych form dokumentowania transakcji i zastąpi ona faktury papierowe i elektroniczne (najczęściej plik pdf udostępniony przez e-mail) obecnie występujące w obrocie gospodarczym.
UWAGA! Minister Finansów przełożył wejście w życie obligatoryjnego KSeF. Więcej tutaj.
Kwestia pobierania faktur zakupu z KSeF jest bardzo istotna i wymaga odrębnego ustalenia, w szczególności w przypadku podatników będących właścicielami kilku nieruchomości i korzystających z usług kilku property managerów.
System KSeF umożliwia pobranie wszystkich faktur zakupu wystawionych dla danego podatnika (decydujący jest nr NIP), bez możliwość ich wcześniejszej segregacji. Osoba, która posiada uprawnienia do pobierania (podglądu) faktur zakupu będzie mieć wgląd do wszystkich faktur kosztowych.
Należy pamiętać, że poprzez KSeF będą udostępnione faktury wystawione przez krajowych dostawców oraz te podmioty zagraniczne, które mają stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT w Polsce (z ang. fixed establishment). Oznacza to, że faktury kosztowe wystawione przez zagraniczne podmioty nadal będą udostępniane w formie papierowej lub elektronicznej.
Akceptacja faktur zakupu
W sytuacji, gdy dostawca wystawi faktury sprzedaży w KSeF, system nie przewiduje procedury ich akceptacji. Oznacza to, że w przypadku błędnego określenia nabywcy, zastosowania błędnej kwoty lub innych błędów na fakturze konieczna jest działanie poza systemem KSeF, tj. kontakt z dostawcą w celu wyjaśnienia sytuacji i wystawienia przez niego odpowiedniej faktury korygującej.
W momencie, gdy faktura zostanie wystawiona w KSeF, nie ma przeciwskazań, aby sprzedawca dodatkowo (po przesłaniu faktury do KSeF) przekazał klientowi wydruk tej faktury lub przesłał ją np. mailem w formie pliku pdf.
KSeF niestety nie umożliwia przekazywania nabywcy żadnych dodatkowych dokumentów, jak np. specyfikacji, protokołów, zamówień, itp. Te dodatkowe dokumenty będą musiały być udostępnione nabywcy w inny sposób, np. mailem w formie pliku pdf. Wówczas istotna i problematyczna będzie kwestia powiązania tych dodatkowych dokumentów z wystawioną fakturą ustrukturyzowaną.
KSeF Aplikacja | Tokeny | Faktury
Zakres uprawnień zarządcy nieruchomości
Należy rozważyć kwestię zakresu uprawnień nadanych property managerowi w zakresie KSeF, w szczególności czy będzie on posiadał uprawnienie do pobierania faktur zakupu.
Biorąc pod uwagę fakt, że w KSeF będą dostępne wszystkie faktury zakupu, w tym takie które nie są bezpośrednio związane z nieruchomością (np. faktury za usługi prawne, wyceny, itp.) najlepszym rozwiązaniem będzie udzielenie property managerowi w KSeF uprawnień w zakresie faktur sprzedaży, bez prawa do pobierania faktur zakupu.
Kwestia uprawnień property managera jest szczególnie istotna u podatników będących właścicielami kilku nieruchomości i korzystających z usług różnych property managerów, u których będzie konieczność wcześniejszej segregacji faktur.
Proces obsługi faktur zakupu
Z uwagi na powyższe, każdy podatnik będzie musiał zdecydować czy proces obsługi faktur zakupu będzie prowadził property manager, księgowy (zewnętrzne biuro rachunkowe) czy podatnik we własnym zakresie.
W celu prawidłowego wdrożenia KSeF w zakresie faktur zakupu konieczne będzie ustalenie:
- osoby mającej dostęp do Aplikacji KSeF i zarządzającej uprawnieniami
- szczegółowego zakresu uprawnień udzielony osobie odpowiedzialnej za pobieranie faktur zakupu
- procedury akceptacji faktur zakupu, w tym przekazywania dodatkowych dokumentów, tj. załączników do faktur (protokołów, specyfikacji, itp.
Proces obsługi faktur zakupu wymagać będzie wdrożenia odpowiedniego systemu informatycznego zapewniającego integracje z KSeF. W przypadku, gdy u podatnika stosowane są określone procedury i zasady akceptacji kosztów konieczne będzie wdrożenie dodatkowego rozwiązania „work-flow” wspomagającego ten proces.
Od strony proceduralnej i technicznej wdrożenie KSeF wymagać będzie podjęcia następujących kroków:
- ustalenie osoby mającej dostęp do Aplikacji KSeF i zarządzającej uprawnieniami
- złożenie do urzędu skarbowego zawiadomienia ZAW-FA
- konfiguracja uprawnień w KSeF (w zakresie prawa do pobierania faktur zakupu)
- wygenerowanie tokenu i jego przekazanie odpowiedniej osobie.
Nasze usługi
Sprawdź w jaki sposób możemy pomóc w zakresie wdrożenia systemu KSeF oraz innych aspektów podatkowo-księgowowych prowadzenia biznesu nieruchomościowego w Polsce.
