W Polsce każda spółka kapitałowa oraz inne podmioty prowadzące pełną księgowość mają obowiązek sporządzenia, zatwierdzenia i złożenia sprawozdań finansowych w określonych terminach. Niezachowanie tych terminów może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Poniżej przedstawiamy szczegółowe informacje na temat tych terminów oraz możliwych sankcji za ich niedotrzymanie.
Terminy Zatwierdzania i Składania Sprawozdań Finansowych
1. Sporządzenie sprawozdania finansowego
Sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone w ciągu 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Dla większości podmiotów oznacza to do 31 marca.
2. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego
Zatwierdzenie przez właściwy organ (np. zgromadzenie wspólników w spółce z o.o.) powinno nastąpić w ciągu 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego, czyli do 30 czerwca.
3. Złożenie sprawozdania finansowego w KRS
Zatwierdzone sprawozdanie finansowe należy złożyć w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia, co dla większości podmiotów oznacza do 15 lipca.
Konsekwencje Niedochowania Terminów
Niedochowanie powyższych terminów może prowadzić do szeregu konsekwencji:
1. Kary finansowe i odpowiedzialność karna
Art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.) przewiduje grzywnę lub karę pozbawienia wolności do 2 lat za niezłożenie sprawozdania finansowego. Jednakże należy podkreślić, że grzywna lub kara pozbawienia wolności nie mają zastosowania w przypadku krótkoterminowego opóźnienia.
Art. 77 ustawy o rachunkowości również przewiduje sankcje za naruszenie jej przepisów, ale w praktyce rzadko prowadzi to do skazania za kilkudniowe opóźnienia.
2. Postępowanie przymuszające
Zgodnie z art. 24 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. poz. 685 ze zm.), sąd rejestrowy może wszcząć postępowanie przymuszające, nakładając grzywnę w celu zmuszenia podmiotu do wywiązania się z obowiązku złożenia sprawozdania. W pierwszej kolejności sąd wzywa do dopełnienia obowiązku w terminie 7 dni, a dopiero potem może nałożyć grzywnę, która nie może przekroczyć 15 tys. zł za jedno postanowienie, a łączna suma grzywien nie może przewyższać 1 mln zł.
3. Negatywne konsekwencje reputacyjne
Nieterminowe złożenie sprawozdania finansowego może zaszkodzić reputacji podmiotu w oczach kontrahentów, klientów oraz instytucji finansowych.
Techniczne Aspekty Złożenia Sprawozdania Finansowego
Sprawozdania finansowe należy składać elektronicznie za pośrednictwem systemu e-KRS. Oto kluczowe kroki tego procesu:
1. Forma elektroniczna
Sprawozdania finansowe muszą być sporządzone w formie elektronicznej i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym.
2. System e-KRS
Dokumenty składa się cyfrowo przez e-KRS, korzystając z bezpłatnego systemu, który przekazuje dokumenty bezpośrednio do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF).
3. Rola pełnomocnika
Sprawozdanie finansowe może być złożone przez pełnomocnika spółki. Pełnomocnik musi posiadać pełnomocnictwo do reprezentowania spółki oraz dostęp do systemu e-KRS. Zgłoszenia może dokonać adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny.
4. Wymagane dokumenty
Oprócz sprawozdania finansowego, do KRS składa się także uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty.
5. Podpisywanie dokumentów
Wszystkie dokumenty muszą być podpisane elektronicznie przez osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu lub przez pełnomocnika.
6. Termin składania
Ważne jest, aby pamiętać o 15-dniowym terminie na złożenie sprawozdania finansowego od dnia jego zatwierdzenia.
Podsumowując, proces składania sprawozdań finansowych do KRS jest ściśle regulowany i wymaga staranności w dotrzymaniu terminów. Pełnomocnicy spółek odgrywają istotną rolę w reprezentacji podmiotów zobowiązanych do złożenia sprawozdań, a ich działania mogą decydować o uniknięciu ewentualnych sankcji.
Nasze wsparcie
Zamknięcie ksiąg rachunkowych jest procesem złożonym i obejmuje sprawozdawczość finansową i podatkową. Sprawdź nasze usługi księgowe lub skontaktuj się bezpośrednio z nami. Jesteśmy po to, żeby ułatwiać prowadzenie Twojej działalności.
Zajmujemy się prowadzeniem księgowości i bieżących rozliczeń podatkowych.
