Księgowe terminy zamknięcia roku obrotowego 2023

Zamknięcie ksiąg rachunkowych za dany rok obrotowy jest procesem złożonym, obejmującym wiele czynności począwszy od inwentaryzacji, potwierdzenia sald z kontrahentami i bankiem, poprzez utworzenie wymaganych rezerw i odpisów aktualizujących, zrobienie wyceń bilansowych, a kończąc na przygotowaniu rocznego sprawozdania finansowego i rozliczeń podatkowych. Większość z tych czynności ma charakter wewnętrzny i nie jest obarczona określonymi terminami ustawowymi. Przepisy rachunkowe i podatkowe zawierają jednak sztywne terminy, w ramach których każdy podmiot musi zakończyć proces księgowego i podatkowego zamknięcia ksiąg rachunkowych.

Terminy zamknięcia roku obrotowego 2023

Poza etapem przygotowania finalnych danych finansowych, proces zamknięcia ksiąg rachunkowych za dany rok obrotowy obejmuje sprawozdawczość finansową, w ramach której przygotowane jest roczne sprawozdanie finansowe, a także sprawozdawczość podatkową, gdzie sporządzane jest zeznanie podatkowe oraz wypełniane są pozostałe obowiązki sprawozdawcze.

Poniżej przedstawiamy główne terminy księgowego zamknięcia 2023 roku, wraz z szczegółowym omówieniem poszczególnych etapów.

Czynność	Termin do*
Księgowe
Zamknięcie ksiąg rachunkowych	31 marca 2024 r.
Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego	31 marca 2024 r.
Podatkowe
Złożenie deklaracji CIT	2 kwietnia 2024 r.
Złożenie informacji IFT-2R	2 kwietnia 2024 r.
Informacja CIT-N1 oraz PIT-N1 przez spółki nieruchomościowe	2 kwietnia 2024 r.
Raportowanie Country-by-Country	2 kwietnia 2024 r.
Informacja ORD-U	2 kwietnia 2024 r.
Korporacyjne
Sporządzenie sprawozdania z działalności	31 marca 2024 r.
Zatwierdzenie sprawozdania finansowego	30 czerwca 2024 r.
Złożenie sprawozdania finansowego i pozostałych dokumentów	15 lipca 2024 r.

(*) Dla podmiotów, których rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy

Rok obrotowy w polskim systemie prawnym i zasady jego zmiany

Zamknięcie ksiąg rachunkowych

Zgodnie z ustawą o rachunkowości w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego należy dokonać zamknięcia ksiąg rachunkowych na dzień kończący rok obrotowy. Dla podmiotów, których rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy oznacza to, że zamknięcie ksiąg za 2023 rok musi nastąpić do 31 marca 2024 roku.

Przed zamknięciem ksiąg jednostki muszą zadbać o kompletność i poprawność danych finansowych, tak aby zapewniały one rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego.

W tym celu w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione (rozliczenia międzyokresowe i rezerwy).

Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego

Kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Dla podmiotów, których rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy oznacza to konieczność przygotowania (podpisania) rocznego sprawozdania finansowego nie później niż 31 marca 2024 roku.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami roczne sprawozdanie finansowe składa się obligatoryjnie z:

bilansu,

rachunku zysków i strat,

informacji dodatkowej,

a w przypadku jednostek podlegających badaniu również:

rachunku przepływów pieniężnych,

zestawienia zmian w kapitale własnym.

Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych na stronie Ministra Finansów (struktura xml).

Sprawozdanie finansowe podpisują – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu.

Odmowa podpisu sprawozdania finansowego wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego. Podpisanie sprawozdania finansowego stanowi potwierdzenie, że spełnia ono wymagania przewidziane w ustawie.

Sprawozdanie z działalności

W przypadku spółek kapitałowych oraz pozostałych podmiotów określonych w ustawie o rachunkowości kierownik jednostki sporządza, wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym, sprawozdanie z działalności jednostki (nazywane czasami „sprawozdaniem zarządu”).

W sprawozdaniu z działalności jednostki należy wykazywać następujące informacje:

ważniejsze zdarzeniach mających istotny wpływ na działalność jednostki, które nastąpiły w roku obrotowym lub są przewidziane w latach następnych,

przewidywany rozwoju jednostki,

ważniejsze osiągnięcia w dziedzinie badań i rozwoju technicznego,

aktualna i przewidywana sytuacja finansowa,

nabycie działów (akcji) własnych,

posiadanie przez jednostkę oddziałów (zakładów),

instrumenty finansowe w zakresie zarządzania ryzykiem.

Ponadto sprawozdanie to powinno obejmować również – jeżeli jest to istotne dla oceny sytuacji jednostki co najmniej:

kluczowe finansowe wskaźniki efektywności związane z działalnością jednostki,

kluczowe niefinansowe wskaźniki efektywności związane z działalnością jednostki oraz informacje dotyczące zagadnień pracowniczych i środowiska naturalnego.

W przeciwieństwie do rocznego sprawozdania finansowego przepisy nie zawierają wzoru sprawozdania z działalności. Każda jednostka sporządza je indywidualnie zgodnie z wymaganiami ustawy o rachunkowości. Dokument ten podlega podpisaniu przez kierownika jednostki (zarząd) na tych samych zasadach co roczne sprawozdanie finansowe. W przypadku spółek kapitałowych i innych podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Sprawozdanie z działalności:

podlega badaniu przez biegłego rewidenta, jeżeli jednostka zobowiązana jest do badania sprawozdań,

podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający jednostki,

jest składane po zatwierdzeniu we właściwym dla jednostki sądzie rejestrowym razem z rocznym sprawozdanie finansowym.

Wobec powyższego, sprawozdanie to powinno być podpisane przed zatwierdzeniem i w takim terminie, który umożliwi zapoznanie się z nim osobom, które będą podejmowały decyzję o zatwierdzeniu. Przy czym w zakresie terminu sporządzenia sprawozdania z działalności ustawa o rachunkowości odnosi się do odpowiednich przepisów dotyczących sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego. Dla podmiotów, których rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy oznacza to konieczność przygotowania (podpisania) sprawozdania z działalności nie później niż 31 marca 2024 roku.

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego

Zgodnie przepisami ustawy o rachunkowości roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. Dla podmiotów, których rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy oznacza to, że zatwierdzenie sprawozdania finansowego za 2023 rok musi nastąpić do 30 czerwca 2024 roku, a jego złożenie do sądu w terminie do 15 lipca 2024 roku.

Organem zatwierdzającym jest organ określony w statucie, umowie spółki i dla poszczególnych podmiotów jest to:

w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością – zgromadzenie wspólników,

w spółce akcyjnej – walne zgromadzenie akcjonariuszy,

w spółce komandytowo–akcyjnej – walne zgromadzenie akcjonariuszy i komplementariuszy,

w spółkach osobowych (jawnej, komandytowej, partnerskiej) oraz spółkach cywilnych – wspólnicy spółki,

w przedsiębiorstwach prywatnych – właściciel (właściciele).

Przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego należy udostępnić wspólnikom lub akcjonariuszom roczne sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności, a jeżeli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania, również sprawozdanie z badania biegłego rewidenta – najpóźniej na 15 dni przed planowanym terminem zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Procedura i forma zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego zależą ściśle od formy prawnej jednostki. W spółkach kapitałowych właściwą formą zatwierdzenia sprawozdania finansowego jest uchwała walnego zgromadzenia wspólników. Należy zadbać, aby treść i forma uchwały była prawidłowo przygotowana, zgodnie z wymaganiami odpowiednich przepisów.

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego oznacza, że organ zatwierdzający zaakceptował zawarte w nim informacje, w tym dane liczbowe, i uznał je za wiarygodne.

Po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego należy dokonać:

ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych,

złożenia sprawozdania i pozostałych wymaganych dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych KRS – w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

Jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostanie zatwierdzone w ustawowym terminie (nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego), wówczas jednostka ma obowiązek złożyć w rejestrze sądowym dwa sprawozdania:

wersje podpisaną przez kierownika jednostki, ale niezatwierdzoną w ciągu 15 dni po tym terminie,

sprawozdanie zatwierdzone w ciągu 15 dni po jego zatwierdzeniu – wraz z pozostałymi, wymaganymi dokumentami.

Złożenie sprawozdania finansowego i pozostałych dokumentów w rejestrze sądowym

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości na kierowniku jednostki ciąży obowiązek złożenia sprawozdania do właściwego rejestru sądowego. W większości przypadków jest to Krajowy Rejestr Sądowy (KRS).

Złożeniu podlega:

roczne sprawozdanie finansowe,

sprawozdanie z działalności,

sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu,

odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,

– w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Złożenie sprawozdania i pozostałych wymaganych dokumentów do KRS jest czynnością techniczną, ale wymaga zaangażowania przynajmniej jednego członka zarządu posiadającego nr PESEL, który jest ujawniony w rejestrze sądowym. Zgodnie bowiem z ustawą o KRS wniosek o złożenie sprawozdania finansowego składa i podpisuje osoba, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana, jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator.

Od 2019 r. zgłoszenia może dokonać także adwokat, lub radca prawny, powołując się na udzielone mu pełnomocnictwo. Wówczas osoba ta podpisuje zgłoszenie swoim kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Termin na złożenie sprawozdania i pozostałych dokumentów to 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania, czyli jeśli sprawozdanie zostało zatwierdzone 30 czerwca to termin upływa 15 lipca.

Pamiętać należy, że jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w ustawowym terminie (6 miesięcy od dnia bilansowego), to należy je złożyć w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po tym terminie, a także 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z pozostałymi, wymaganymi dokumentami.

Za niezłożenie sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym grożą sankcje karne. W takim przypadku kierownik jednostki podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności. Ponadto karę może także nałożyć właściwy sąd rejestrowy.

Nasze wsparcie

Zamknięcie ksiąg rachunkowych jest procesem złożonym i obejmuje sprawozdawczość finansową i podatkową. Sprawdź nasze usługi księgowe lub skontaktuj się bezpośrednio z nami. Jesteśmy po to, żeby ułatwiać prowadzenie Twojej działalności.