Główne zasady inwentaryzacji w księgach rachunkowych

Polska ustawa o rachunkowości wymaga, aby każda jednostka dokonała inwentaryzacji ujętych w aktywach składników majątkowych. Inwentaryzacji dokonuje się drogą spisu z natury (np. zapasy), drogą potwierdzenia od banku lub kontrahentów potwierdzenia salda (np. należności), lub w drodze weryfikacji polegającej  na porównaniu danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników (dotyczy np. gruntów, należności spornych, należności lub zobowiązań podatkowych). Poniżej przedstawiamy główne zasady inwentaryzacji poszczególnych składników majątkowych. 

Inwentaryzacja zapasów 

W przypadku, gdy Państwa firma prowadzi gospodarkę magazynową konieczne jest dokonanie inwentaryzacji zapasów. Inwentaryzacja ta jest przeprowadzana w formie spisu z natury w odniesieniu do: 

• Zapasów własnych, 
• Zapasów, będących własnością innych jednostek. 

Co do zasady inwentaryzacji należy dokonać na ostatni dzień roku obrotowego.  

Inwentaryzacja środków trwałych 

Inwentaryzacji podlegają również posiadane przez Państwa spółkę środki trwałe. Inwentaryzacja środków trwałych przeprowadzana jest w formie spisu z natury w odniesieniu do: 

Nieruchomości zaliczone do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujące się na terenie strzeżonym inne środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie – raz na 4 lata w dowolnym terminie, 

Znajdujących się na terenie niestrzeżonym środków trwałych – w ostatnim kwartale roku obrotowego, do 15-go dnia następnego roku, 

Znajdujących się na terenie niestrzeżonym maszyn i urządzeń wchodzące w skład środków trwałych w budowie – w ostatnim kwartale roku obrotowego, do 15-go dnia następnego roku.  

Inwentaryzacja środków w kasie 

W przypadku, gdy Państwa firma posiada gotówkę (środki pieniężne) w kasie, konieczne jest przeprowadzenie jej inwentaryzacji. Jest ona przeprowadzana na ostatni dzień każdego roku obrotowego w formie spisu z natury. Spisowi podlegają aktywa pieniężne w walucie krajowej, obcej i dewizy.

Potwierdzenia sald z bankami 

Zgodnie z obowiązującymi regulacjami w przypadku posiadanie środków pieniężnych w banku, jednostka powinna otrzymać od swojego banku stosowne potwierdzenie salda bankowego.

Potwierdzenia sald należności  

Zgodnie z polską ustawą rachunkowości każda jednostka wykazująca należności handlowe jest obowiązana do ich uzgodnienia za pomocą potwierdzenia salda wysłanego do klientów.   

Potwierdzenia sald zobowiązań   

Zgodnie z obowiązującymi przepisami potwierdzenie sald zobowiązań nie jest konieczne. Zgodnie z przyjętą praktyką zobowiązania jednostki powinny zostać uzgodnione w drodze otrzymanego potwierdzenia salda od Państwa dostawców (u nich to są należności, które muszą zostać potwierdzone).    

Możliwe terminy przeprowadzenia inwentaryzacji   

Jednostki, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym – inwentaryzację niektórych składników mogą rozpocząć wcześniej. Mimo, iż podstawowym terminem wynikającym z ustawy o rachunkowości jest ostatni dzień roku obrotowego – w znacznej większości jest to 31 grudnia –  to inwentaryzację niektórych składników aktywów można rozpocząć już w październiku a zakończyć do 15 stycznia roku kolejnego. 

W tym przedziale czasowym (01 października – 15 stycznia ) można już rozpocząć inwentaryzację wszystkich składników aktywów inwentaryzowanych drogą spisu z natury lub potwierdzenia sald.   

Wyłączenia obejmują: 

• aktywa pieniężne,  
• papiery wartościowe,  
• produkcja w toku oraz materiały, towary i produkty gotowe – których wartość na dzień zakupu lub wytworzenia jest odnoszona bezpośrednio w koszty

Rozliczenie inwentaryzacji  

Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych.    

Nasze wsparcie

Sprawdź jakie usługi oferujemy lub skontaktuj się bezpośrednio z nami. Jesteśmy po to, żeby ułatwiać prowadzenie Twojej działalności.