W dobie rosnącej konkurencji i zmiennych wzorców zakupowych czynsz od obrotu staje się kluczowym narzędziem optymalizacji zysków właścicieli centrów handlowych i zabezpieczenia najemców przed nadmiernym obciążeniem kosztowym. W artykule przeanalizujemy najczęstsze pułapki prawne i finansowe związane z tym modelem rozliczeń oraz zaproponujemy sprawdzone mechanizmy kontroli.
Czym jest czynsz od obrotu? Podstawy konstrukcji i cel stosowania
Czynsz od obrotu (turnover rent) to model wynagradzania wynajmującego, w którym obok stałego czynszu podstawowego, najemca zobowiązany jest do zapłaty dodatkowego czynszu uzależnionego od osiągniętego obrotu – zazwyczaj stanowiący ustalony procent jego wartości. Konstrukcja ta powszechnie występuje w przypadku najemców powierzchni handlowych w galeriach lub centrach handlowych. Jej celem jest zapewnienie współdzielenia ryzyka i potencjalnych wyższych kosztów związanych z bardziej odwiedzanymi sklepami pomiędzy właścicielem nieruchomości a najemcą.
Wyzwania w zakresie prawidłowego rozliczania czynszu od obrotu
Z doświadczenia rynkowego oraz przeprowadzonych przez naszych doradców przeglądów i audytów wynika, że czynsz od obrotu jest obszarem obarczonym wysokim ryzykiem błędów – zarówno nieumyślnych, jak i wynikających z niejednoznacznych zapisów umownych lub ich różnej interpretacji przez strony. Właściwe zrozumienie i stosowanie tych klauzul jest kluczowe dla obu stron umowy – zarówno z perspektywy zabezpieczenia przychodów właściciela obiektu, jak i ograniczenia ryzyka korekt faktur kosztowych po stronie najemcy.
Poniżej wskazujemy przykładowe obszary ryzyka, które mogą wpływać na nieprawidłowe rozliczenie czynszu od obrotu:
1. Brak standaryzacji umów najmu
Brak spójności w zapisach dotyczących czynszu od obrotu w różnych umowach najmu (np. przejętych wraz z zakupem nieruchomości od wcześniejszych właścicieli) skutkuje problemami w ich interpretacji oraz trudnościami w weryfikacji prawidłowości raportowanych danych przez poszczególnych wynajmujących. Standaryzacja zapisów umownych oraz ich doprecyzowanie powinny stanowić priorytet w zarządzaniu portfelem najmu zarówno dla właścicieli pojedynczych lokali, jak i dla właścicieli wielu galerii handlowych.
2. Różnorodne podejścia do zwrotów towarów
Umowy najmu często w różny sposób traktują zwroty towarów przy kalkulacji obrotu. Możliwe podejścia obejmują:
- uwzględnianie wyłącznie zwrotów zakupionych w danym lokalu,
- uwzględnianie zwrotów z całej sieci handlowej najemcy,
- całkowite wyłączenie zwrotów z obrotu (niezależnie od źródła zakupu),
- niejasne lub niepełne zapisy umowne w zakresie dopuszczalnych redukcji obrotu,
- brak jakichkolwiek regulacji dotyczących zwrotów.
Zaleca się precyzyjne zdefiniowanie, które zwroty mogą pomniejszać obrót i w jakim zakresie. W przeciwnym razie istnieje ryzyko nieuczciwego raportowania danych lub nieświadomego błędu.
3. Obsługa sprzedaży internetowej i modelu „Click & Collect”
W kontekście sprzedaży online (szczególnie z odbiorem osobistym w sklepie lub przy zamówieniu poprzez urządzenia w lokalu), brak jednoznacznych postanowień może prowadzić do nieuwzględniania takich transakcji w obrocie raportowanym wynajmującemu. Praktyki najemców w tym zakresie są zróżnicowane, a potencjalna skala różnic może mieć istotny wpływ na wysokość czynszu w zależności od typu działalności prowadzonej przez najemcę.
4. Sprzedaż ratalna i kredytowana
Część najemców w przypadku sprzedaży ratalnej (na kredyt lub z odroczoną płatnością) ujmuje przychód jedynie w wysokości faktycznie otrzymanej płatności w danym okresie. Tymczasem większość umów wymaga, aby przychód z tytułu sprzedaży kredytowanej był rozpoznawany w całości w momencie zawarcia transakcji sprzedaży (udzielenia kredytu lub podpisania umowy). Brak zgodności w tym zakresie prowadzi do zaniżenia raportowanego obrotu.
5. Obsługa kart podarunkowych i voucherów
Sprzedaż bonów towarowych, kart członkowskich lub doładowywalnych voucherów rodzi pytanie, kiedy dana transakcja powinna zostać ujęta jako przychód – w momencie sprzedaży karty czy w chwili realizacji zakupu przez klienta? Brak klarownej polityki może prowadzić do:
- opóźnienia w rozpoznaniu przychodu (błąd w alokacji przychodów między okresami),
- nieuwzględnienia przychodu, jeśli voucher czy karta podarunkowa nie zostaną wykorzystane przed wygaśnięciem.
6. Wątpliwości wokół rozliczeń kaucji za opakowania (systemy kaucyjne)
W przypadku najemców objętych obowiązkiem stosowania systemów kaucyjnych (np. opłaty za butelki zwrotne), pojawia się pytanie, czy pobierane kwoty powinny być ujmowane jako część obrotu. Co do zasady, kaucja nie stanowi przychodu ze sprzedaży, lecz zwrotną opłatę pobieraną tymczasowo od klienta. W związku z tym określenie czy powinna ona powiększać obrót, a w przypadku zwrotu, go pomniejszać, jest bardzo istotne w celu poprawnej ewidencji obrotu najemcy.
Zaleca się, aby umowy najmu jednoznacznie określały podejście do opłat kaucyjnych w definicji obrotu, co pozwoli uniknąć rozbieżności interpretacyjnych.
7. Ukryte obroty – ryzyko niepełnego raportowania danych z kas fiskalnych
Jednym z potencjalnych nadużyć wpływających na zaniżenie należnego czynszu od obrotu jest celowe pomijanie w raportach sprzedażowych danych z części kas fiskalnych zlokalizowanych w lokalu najemcy. W praktyce może to dotyczyć m.in. kas mobilnych, urządzeń tymczasowych lub terminali obsługujących wybrane formy sprzedaży. Brak obowiązku szczegółowego ewidencjonowania wszystkich urządzeń raportujących obrót prowadzi do ryzyka systematycznego niedoszacowania obrotu raportowanego wynajmującemu.
Z perspektywy właściciela nieruchomości szczególnie istotne jest więc wprowadzenie zapisów umownych obligujących najemcę do ujawnienia pełnej listy urządzeń fiskalnych wykorzystywanych w lokalu oraz umożliwiających weryfikację kompletności raportowanych danych.
Klauzula OCR i mechanizmy walutowe jako istotne elementy konstrukcji czynszu od obrotu
W praktyce najmu powierzchni handlowych – szczególnie w większych galeriach i centrach handlowych – czynsze są zazwyczaj fakturowane w euro, niezależnie od waluty, w której najemca realizuje sprzedaż. Takie podejście wynika z faktu, że właścicielami nieruchomości komercyjnych są często fundusze lub podmioty zagraniczne, które rozliczają się w euro. W efekcie, choć najemcy osiągają przychody w walucie lokalnej (np. PLN), raportowanie obrotów na potrzeby rozliczenia czynszu od obrotu musi zostać przeliczone na EUR według określonego kursu.
W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskują umowne zabezpieczenia kursowe, a także zastosowanie dodatkowych mechanizmów kontroli czynszu – w tym klauzul OCR (Occupancy Cost Ratio).
Klauzula OCR – elastyczny mechanizm kontroli poziomu czynszu
Klauzula OCR służy określeniu maksymalnego udziału łącznych kosztów najmu (obejmujących czynsz podstawowy, czynsz od obrotu, opłaty eksploatacyjne, opłaty marketingowe itp.) w obrotach najemcy. Przykładowo, jeśli OCR określono na poziomie 15%, oznacza to, że całkowite koszty ponoszone przez najemcę nie powinny przekroczyć 15% jego sprzedaży netto.
Z punktu widzenia wynajmującego, klauzula OCR pełni funkcję ochronną przed nadmiernym obciążeniem kosztowym najemcy, mogącym skutkować utratą płynności finansowej czy wypowiedzeniem umowy. Dla najemcy z kolei stanowi bufor – w sytuacjach, gdy obroty spadają, a opłaty stałe pozostają wysokie, może on zostać zwolniony z obowiązku płacenia czynszu od obrotu lub będzie on naliczany w ograniczonym zakresie.
Ze względu na elastyczny charakter klauzuli OCR, bardzo ważne jest jednoznaczne określenie:
- jakie opłaty powinny być wliczane do kalkulacji OCR,
- czy OCR liczony jest miesięcznie czy narastająco,
- czy pod uwagę brane są koszty brutto czy netto (bez VAT).
Nieprawidłowe zrozumienie tych zapisów może prowadzić do zaniżenia czynszu od obrotu albo – przeciwnie – jego błędnego naliczenia, co może skutkować sporem w przypadku audytu.
Klauzule kursowe
W kontekście najmu komercyjnego nie mniej istotne są klauzule określające minimalny i maksymalny kurs przeliczenia obrotu na potrzeby kalkulacji czynszu od obrotu. Ze względu na to, że przychody najemców są generowane w PLN, a czynsze fakturowane w EUR, fluktuacje kursów walutowych mogą znacząco wpływać na faktyczne obciążenia finansowe najemców oraz przychody wynajmujących.
Dla przykładu, w ostatnich latach kurs EUR/PLN ulegał znaczącym wahaniom:
- w ciągu ostatnich 3 lat kurs wahał się w przedziale od ok. 4,45 PLN do 4,99 PLN,
- w ujęciu 5-letnim zakres zmian wynosił od ok. 4,20 PLN do 4,99 PLN.
Takie zmiany mogą oznaczać różnicę nawet kilkunastu procent w przeliczeniu tego samego obrotu na euro – co bezpośrednio wpływa na wysokość czynszu od obrotu. Wprowadzenie w umowie klauzuli zabezpieczającej minimalny i maksymalny kurs (np. widełki: nie mniej niż 4,40 i nie więcej niż 4,90) pozwala ograniczyć ryzyko zarówno po stronie najemcy, jak i wynajmującego. Ten zapis umowny może być również uzupełniony o mechanizm automatycznej korekty kursowej lub możliwość renegocjacji warunków w przypadku przekroczenia określonych progów.
Podsumowanie
Czynsz od obrotu pozostaje jednym z najbardziej złożonych i podatnych na błędy obszarów finansowych w strukturze umów najmu komercyjnego. Wymaga nie tylko precyzyjnych zapisów kontraktowych, ale także bieżącej kontroli poprawności raportowanych danych i zgodności stosowanych praktyk z zapisami umownymi.
Zmieniające się modele sprzedaży, czy niestandardowe mechanizmy, sprawiają, że brak odpowiedniego nadzoru może skutkować istotnymi nieprawidłowościami.
Z perspektywy właściciela nieruchomości, nawet pozornie marginalne błędy mogą prowadzić do systematycznego niedoszacowania należnych przychodów. Dla najemcy – oznaczają one ryzyko nieoczekiwanych dopłat w wyniku korekt lub audytów.
Dlatego rekomendujemy:
- regularny przegląd i ujednolicanie zapisów dotyczących czynszu od obrotu,
- analizę faktycznie stosowanych praktyk rynkowych,
- oraz wdrożenie precyzyjnych, zrozumiałych i możliwych do weryfikacji mechanizmów kontrolnych.
W przypadku większych portfeli lub obiektów o zróżnicowanym profilu najemców, dodatkową wartość przynosi niezależny audyt zapisów i rozliczeń. Pozwala on nie tylko zidentyfikować luki i ryzyka, ale również zoptymalizować modele czynszowe i poprawić rentowność nieruchomości.
W czym możemy pomóc?
Jeśli chcesz mieć pewność, że struktura czynszu od obrotu działa efektywnie i zgodnie z umową – warto zainwestować w jego weryfikację. Nasi doradcy posiadają doświadczenie w analizie i optymalizacji rozliczeń czynszowych w największych galeriach handlowych w Polsce. Chętnie pomożemy także Twojej organizacji.
Making business easier.
