Od lutego i kwietnia 2026 roku większość firm w Polsce będzie musiała korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To duża zmiana, która wymaga od przedsiębiorców przeorganizowania procesów związanych z fakturowaniem, obiegiem dokumentów i komunikacją z biurem rachunkowym. Wdrożenie KSeF nie sprowadza się tylko do instalacji nowego programu – to także kwestia procedur, uprawnień i odpowiedzialności.
1. Ustalenie sposobu przekazywania dokumentów
Przedsiębiorcy współpracujący z zewnętrznym biurem rachunkowym powinni ustalić, jak będą przekazywane dokumenty księgowe:
- dostęp bezpośredni – przedsiębiorca nadaje biuru rachunkowemu uprawnienia do przeglądania faktur w KSeF,
- przekazywanie plików – przedsiębiorca sam pobiera faktury i przesyła je w formie elektronicznej do księgowego.
Trzeba pamiętać, że poza KSeF pozostaną niektóre dokumenty, m.in. faktury od kontrahentów zagranicznych, faktury konsumenckie czy bilety uznawane za faktury. Należy więc ustalić alternatywny sposób ich przekazywania (np. papierowo lub w formie skanów).
2. Nowe zasady opisywania kosztów i przychodów
KSeF nie rozwiązuje kwestii merytorycznej weryfikacji faktur zakupu. Konieczne będzie wypracowanie sposobu przekazywania informacji o rodzaju kosztów i przychodów np. poprzez dedykowane systemy informatyczne, które pozwolą uzupełnić dane przy dokumencie elektronicznym.
Jednym z największych praktycznych wyzwań dla firm będzie obsługa wydatków pracowniczych – takich jak delegacje, zakupy biurowe czy paliwo. Dotychczas faktury za takie wydatki trafiały bezpośrednio do pracownika (papierowo lub mailowo), a następnie były przekazywane do księgowości. Po wdrożeniu KSeF wszystkie ustrukturyzowane faktury zakupowe będą trafiały bezpośrednio na konto podatnika w systemie – jako jeden zbiór, bez narzędzi do filtrowania. To oznacza, że faktury pracownicze mogą łatwo „zaginąć” wśród innych dokumentów.
Co więcej, pracownik nie otrzyma już faktury „do ręki” ani na e-mail, a sprzedawca nie będzie miał obowiązku przekazania wizualizacji faktury. W efekcie firmy będą musiały zmienić procedury, tak aby dział księgowy mógł właściwie zidentyfikować wydatki pracownicze i powiązać je z odpowiednim centrum kosztów.
3. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za faktury sprzedaży
Każda firma powinna określić, kto będzie odpowiadał za wystawianie faktur i ich wysyłkę do KSeF. Niezbędne będzie także korzystanie z programu zintegrowanego z platformą KSeF – inaczej wystawione faktury nie trafią do systemu, a sam program stanie się bezużyteczny.
4. Uwierzytelnienie i nadanie uprawnień
Aby korzystać z KSeF, przedsiębiorca musi przejść proces uwierzytelnienia w systemie Ministerstwa Finansów. Po zalogowaniu będzie mógł:
- wystawiać i odbierać e-faktury,
- nadawać uprawnienia pracownikom lub biuru rachunkowemu.
Uprawnienia można nadać na dwa sposoby:
- elektronicznie – przez platformę KSeF (ksef.mf.gov.pl),
- papierowo – poprzez złożenie zawiadomienia ZAW-FA w urzędzie skarbowym (opcja dla podmiotów, które nie mogą uwierzytelnić się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną).
Przedsiębiorca może zdecydować, czy uprawnienia nadaje poszczególnym pracownikom, czy całemu biuru rachunkowemu.
Podsumowanie
Wdrożenie KSeF wymaga zarówno dostosowania systemów IT, jak i ustalenia nowych procedur organizacyjnych. Kluczowe kroki to:
- ustalenie zasad obiegu dokumentów (w tym tych poza KSeF),
- wypracowanie sposobu opisywania faktur,
- wyznaczenie odpowiedzialnych osób,
- przeprowadzenie procesu uwierzytelnienia i nadania uprawnień.
Im szybciej przedsiębiorcy przygotują się do tych zmian, tym płynniejsze będzie przejście na obowiązkowe e-fakturowanie w 2026 roku.
W czym możemy pomóc?
Zapraszamy do kontaktu. Jesteśmy po to, żeby ułatwiać prowadzenie Twojej działalności.
Making business easier.
