Przełom roku to okres intensywnej pracy w działach kadrowo-płacowych. Poza przygotowaniem i złożeniem deklaracji podatkowych za 2023 rok, należy pamiętać o pozostałych obowiązkach sprawozdawczych za ubiegły rok i zmianach kadrowo-płacowych obowiązujących w 2024 roku.
Zaległy urlop
Każdemu pracownikowi, zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, w zależności od stażu pracy, przysługuje 20 dni lub 26 urlopu wypoczynkowego w ciągu roku. Co do zasady pracownikowi udziela się urlopu wypoczynkowego w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Jednakże, urlopu niewykorzystanego w danym roku, należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego.
Jeśli należny urlop za 2023 rok nie zostanie wykorzystany w terminie do końca września 2024, nie powoduje to jednak jego utraty. Roszczenia ze stosunku pracy, w tym roszczenie dotyczące zaległego urlopu, ulegają przedawnieniu po 3 latach od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.
Deklaracje PIT
Do końca stycznia 2024 r. pracodawca ma obowiązek złożyć do właściwego Urzędu Skarbowego:
- deklarację PIT-4R za poprzedni rok podatkowy, zawierającą zbiorcze zestawienie podstaw oraz kwot podatku i zaliczek na podatek pobieranych i wpłacanych przez płatnika
- deklarację PIT-8AR o zryczałtowanym podatku dochodowym od osób fizycznych
- deklarację PIT-11 stanowiącą podstawową informację o przychodach, dochodach, kosztach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych. Pracownikowi należy ją przekazać do dnia 29.02.2024 r.
W niektórych przypadkach pracodawca może być również zobowiązany do przygotowania i złożenia deklaracji IFT-1/IFT-1R stanowiącą informację o wysokości przychodu uzyskanego przez osoby fizyczne mające miejsce zamieszkania poza terenem Polski. Pracodawca powinien je przekazać do Urzędu i pracownika w terminie do dnia 29.02.2024 r.
ZUS IWA
Do 31 stycznia pracodawca ma obowiązek przekazania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych informacji ZUS IWA za rok poprzedni. Dokument ten zawiera informacje o wypadkach przy pracy oraz osobach zatrudnionych w warunkach zagrożenia.
Obowiązek złożenia wypełnionej informacji na formularzu ZUS IWA za 2023 rok mają płatnicy, którzy łącznie spełniają poniższe warunki:
– byli zgłoszeni nieprzerwanie jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia 2023 r. i co najmniej jeden dzień w styczniu 2024 r.
– zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego w ubiegłym roku średnio co najmniej 10 osób w miesiącu
– 31 grudnia 2023 r. byli wpisani do rejestru REGON.
PFRON
Pracodawcy zatrudniający co najmniej 25 pracowników, w tym pracowników niepełnosprawnych, jak i pracodawcy, którzy nie osiągają odpowiedniego wskaźnika zatrudnienia takich pracowników, do 20 stycznia 2023 r. mają obowiązek złożenia informacji rocznej w formie dokumentu elektronicznego w ramach systemu e-PFRON.
ZFŚS
Na koniec roku pracodawcy tworzący Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych zobowiązani są do skorygowania odpisów odprowadzonych do końca roku 2023r.
Pracodawcy, którzy na 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mają obowiązek tworzenia ZFŚS. Pozostali mogą, ale nie muszą tworzyć Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, mogą również wypłacać świadczenia urlopowe. W przypadku podjęcia decyzji o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego, należy poinformować o tym fakcie pracowników do końca stycznia.
Płaca minimalna w 2024 roku
Minimalne wynagrodzenie w 2024 roku wynosi 4 242 zł brutto, a od lipca 4 300 zł brutto. Jest to minimalna kwota wynagrodzenia pracownika zatrudnionego na pełny etat. W przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia od 1 stycznia 2024 r. wysokość minimalnej stawki godzinowej wynosi 27,70 zł brutto, a do lipca 28,10 zł brutto za każdą przepracowaną godzinę.
Nowy limit 30-krotności ZUS w 2024 roku
Kwota ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w 2024 roku wynosi 234 720 zł. Ograniczenie dotyczy składek finansowanych przez pracownika i pracodawcę.
Składki na pozostałe ubezpieczenia (chorobowe, wypadkowe, FGŚP i Fundusz Pracy) należy opłacać od pełnej podstawy, bez stosowania powyższego ograniczenia. Przekroczenie tej podstawy nie ma też wpływu na pobieranie składek na Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK).
Nowe przepisy BHP
W dniu 17 listopada 2023 roku weszło w życie zmienione rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Od tej pory pracodawcy mają pół roku na implementację przepisów w swoich organizacjach, które mówią m.in. o:
- nowej definicji miejsca pracy
- obowiązku zapewnienia monitora stacjonarnego lub podstawki pod laptopa pracownikom pracującym przy komputerze
- dofinansowaniu okularów korekcyjnych lub szkieł kontaktowych, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wskażą potrzebę ich noszenia u pracownika.
Zmiany w prawie pracy
W 2023 roku weszły w życie zmiany w kodeksie pracy. To m.in. nowe obowiązki informacyjne w zakresie umów o pracę, zmiany w zasadach zawierania umów na czas próbny i czas określony, większa ochrona pracownika przed zwolnieniem. Wprowadzono również przepisy regulujące wykonywanie pracy zdalnej.
W 2024 roku należy spodziewać się uchwalenia ustawy o tzw. sygnalistach. Będzie to spóźniona implementacja dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii Europejskiej.
KONTAKT
Spełnienie obowiązków pracodawcy w zakresie funkcji płacowo-kadrowej wymaga uwzględnienia wielu elementów, w tym korzystanie z nowoczesnego systemu płacowego. Sprawdź nasze usługi płacowe i kadrowe jakie świadczymy dla naszych klientów. Jesteśmy po to, żeby ułatwiać prowadzenie Twojej działalności.
Zajmujemy się obsługą płacowo-kadrową.
