Wraz z planowanym wdrożeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 2026 roku, Ministerstwo Finansów zapowiedziało długo wyczekiwaną funkcjonalność – możliwość przesyłania do KSeF faktur z załącznikami. Choć na pierwszy rzut oka brzmi to jak dobra wiadomość dla wielu przedsiębiorców, to rzeczywistość jest bardziej złożona.
Dla kogo załączniki?
Choć formalnie nowa funkcjonalność ma być dostępna dla wszystkich podatników, projekt został zaprojektowany głównie z myślą o przedsiębiorcach z branży:
- energetycznej,
- paliwowej,
- gazowej,
- telekomunikacyjnej.
To właśnie oni najczęściej przesyłają wraz z fakturą szczegółowe zestawienia, np. zużycia mediów według punktów poboru, ilości sprzedanego paliwa czy rozliczeń abonamentowych. Dla takich zastosowań przewidziano możliwość dołączenia ustrukturyzowanego załącznika, stanowiącego integralną część e-faktury.
Jak to będzie działać?
- aby korzystać z funkcji załącznika, podatnik musi wcześniej zgłosić taki zamiar w e-Urzędzie Skarbowym,
- funkcjonalność będzie dostępna od 1 stycznia 2026 r. – wtedy też możliwe będzie składanie zgłoszeń,
- dane w załączniku będą miały formę ustrukturyzowaną, w postaci bloków danych i tabel z opisami,
- struktura FA(3) zostanie rozbudowana o nowy, fakultatywny węzeł „Załącznik”,
- treść załącznika będzie elastyczna i uniwersalna, ale tylko w określonych ramach logicznych przewidzianych dla systemu.
Ograniczenia – czego nie można dołączyć?
Niestety, wprowadzenie załączników do KSeF nie rozwiązuje wszystkich problemów. Przedsiębiorcy z branż takich jak budownictwo, usługi B2B czy consulting nie będą mogli dołączyć do e-faktury:
- harmonogramów prac,
- kosztorysów,
- protokołów odbioru,
- specyfikacji wykonanych robót.
Takie dokumenty – często kluczowe dla zrozumienia i weryfikacji faktury – będą musiały być przesyłane poza systemem, np. drogą mailową, razem z wizualizacją e-faktury z KSeF.
Co to oznacza dla firm?
W praktyce oznacza to konieczność utrzymania podwójnego obiegu dokumentów: technicznie i prawnie – faktura musi trafić do KSeF, a biznesowo – niezbędna będzie równoległa wysyłka dodatkowych materiałów do kontrahenta. Dla wielu firm może to oznaczać:
- konieczność dostosowania procesów księgowych i obiegu dokumentów,
- inwestycję w komercyjne systemy fakturowania (bezpłatna aplikacja MF nie wspiera załączników),
- dodatkową komunikację z kontrahentami, by zapewnić im komplet informacji.
Podsumowanie
Możliwość dodawania załączników do e-faktur w KSeF to krok w dobrą stronę, ale z istotnymi ograniczeniami. System KSeF nie stanie się jeszcze uniwersalnym kanałem komunikacji biznesowej. Przedsiębiorcy już teraz powinni przeanalizować swoje procesy i ustalić, które dokumenty będą mogli przesyłać przez KSeF, a które nadal będą musiały „chodzić” e-mailem.
Making business easier.
