Sprawozdanie finansowe za 2025 to dokument, który musi zostać sporządzony w formie elektronicznej i podpisany za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W następnym kroku można dokonać jego zatwierdzenia i złożenia do rejestru sądowego.
Podpisanie sprawozdania finansowego
Od 1 października 2018 r. firmy przygotowują sprawozdanie finansowe wyłącznie w formie elektronicznej. Sporządzony dokument musi zostać podpisany drogą elektroniczną przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub Profilu Zaufanego.
Ustawodawca nie określa, jaki konkretnie rodzaj podpisu powinien wybrać przedsiębiorca do złożenia podpisu pod sprawozdaniem, ale w celu stosowania profilu zaufanego konieczne jest posiadanie polskiego numeru Pesel. Z tego powodu zdecydowana większość członków zarządu, będących obcokrajowcami zmuszona jest do pozyskania i stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Sprawozdanie podpisuje osoba reprezentująca podmiot, a także osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych, np. główny księgowy. Istotne jest, że w sytuacji gdy organizacją kieruje wieloosobowy zarząd, sprawozdanie podpisują wszyscy członkowie.
Od dnia 1 stycznia 2022 r. możliwe jest jednak zastosowanie uproszczeń w podpisywaniu przez zarządy wieloosobowe. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, wówczas sprawozdanie może podpisać przynajmniej jedna osoba, a pozostali członkowie tego organu składają oświadczenia, że sprawozdanie spełnia określone prawem wymagania.
Forma sprawozdania finansowego
Sprawozdanie finansowe składane do KRS musi być przygotowane w postaci elektronicznej, czyli być:
- zapisane w określonej strukturze i w formacie pliku,
- podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym.
Sprawozdanie finansowe powinno być wytworzone jako jeden plik XML, który zawiera wszystkie elementy sprawozdania (bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową). Plik XML to rodzaj pliku tekstowego zawierający uporządkowane dane opisywane znacznikami. Plik ten powinien być dodatkowo zgodny ze schematem XSD opisującym strukturę danych w sprawozdaniu.
Obowiązujące struktury i format sprawozdań finansowych dla podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS są opublikowane na stronie Ministerstwa Finansów. Plik wygenerowany niezgodnie z opublikowanymi strukturami nie zostanie przyjęty przez system rządowy.
Złożenie sprawozdania finansowego
Firmy wpisane do KRS składają e-sprawozdania w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.
Złożenie sprawozdania finansowego można przeprowadzić na dwa sposoby:
- za pośrednictwem eKRS,
- za pośrednictwem portalu S24.
Składanie sprawozdania finansowego przez eKRS
Ta opcja jest bezpłatna i dostępna dla wszystkich podmiotów wpisanych do KRS. Sprawozdanie finansowe może złożyć osoba uprawniona do reprezentowania firmy, jeśli jej numer PESEL widnieje w KRS. Proces przeprowadza się w tzw. Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF).
Składanie sprawozdania finansowego przez portal S24
Odpłatne składanie sprawozdania finansowego dotyczy głównie spółek, w których członkami zarządu są cudzoziemcy bez numeru PESEL, czyli osoby, których numer PESEL nie widnieje w KRS. W tym przypadku sprawozdanie składa się przez portal S24 wraz z opłatą w wysokości 140 złotych.
Dokumenty dołączane do sprawozdania
Pozostałe dokumenty finansowe, składane do KRS wraz ze sprawozdaniem finansowym, nie mają narzuconego formatu, ale dla większości obowiązkowa jest postać elektroniczna.
Musisz przygotować w postaci elektronicznej, w dowolnym formacie:
- sprawozdanie z działalności,
- opinia biegłego rewidenta/ sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego.
Dokumenty te należy przygotować w formie pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego, np. w postaci pliku tekstowego, pliku graficznego lub mieszanego (najczęściej jest to plik pdf) i podpisać elektronicznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym.
Nie ma konieczności sporządzenia w postaci elektronicznej (można dołączyć do zgłoszenia skany) takich dokumentów jak:
- uchwały lub postanowienia o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego,
- uchwały o podziale zysku bądź pokryciu strat.
Podsumowanie
Proces podpisania i złożenia sprawozdania finansowego za 2025 r. wymaga nie tylko poprawności merytorycznej, ale również pełnej zgodności formalnej i technicznej. Kluczowe znaczenie ma zachowanie właściwej struktury pliku XML, prawidłowe podpisanie dokumentów przez wszystkie wymagane osoby oraz dochowanie 15-dniowego terminu na złożenie sprawozdania do Krajowego Rejestru Sądowego od dnia jego zatwierdzenia.
Nasze wsparcie
Sprawdź nasze usługi podatkowe, oraz płacowo-kadrowe jakie świadczymy dla naszych klientów. Jesteśmy po to, żeby ułatwiać prowadzenie Twojej działalności.
Making business easier.
