Checklista dla zarządu przed podpisaniem sprawozdania finansowego

Prowadzenie ksiąg rachunkowych podmiotu zazwyczaj jest powierzone wewnętrznej księgowości lub zewnętrznemu podmiotowi (biuro rachunkowe). Nadzór i odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych najczęściej pełni określony członek zarządu, przy czym podpisanie i odpowiedzialność za dane finansowe ujęte w rocznym sprawozdaniu finansowym spoczywa na całym zarządzie.

W związku ze zbliżającym się nieuchronnie terminem zamknięcia ksiąg rachunkowych i sporządzeniem sprawozdania finansowego, poniżej przedstawiamy listę kontrolną dla zarządu przed podpisaniem sprawozdania finansowego. Pozwala ona na szybką weryfikację rzetelności i kompletności sprawozdania finansowego.

Księgowe terminy zamknięcia roku obrotowego 2023

Inwentaryzacja

Polska ustawa o rachunkowości wymaga, aby każda jednostka dokonała inwentaryzacji ujętych w aktywach składników majątkowych. Inwentaryzacji dokonuje się drogą spisu z natury (np. zapasy), drogą potwierdzenia od banku lub kontrahentów potwierdzenia salda (np. należności), lub w drodze weryfikacji polegającej  na porównaniu danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników (dotyczy np. gruntów, należności spornych, należności lub zobowiązań podatkowych).

Istotne jest, aby inwentaryzację odpowiednio udokumentować i rozliczyć, a ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych.

Jeśli podmiot prowadzi gospodarkę magazynową konieczne jest dokonanie corocznej inwentaryzacji zapasów. Obowiązek inwentaryzacji dotyczy również własnych i powierzonych środków trwałych.

Inwentaryzacja środków trwałych przeprowadzana jest w formie spisu z natury w odniesieniu do:

nieruchomości zaliczanych do środków trwałych oraz inwestycji – raz na 4 lata w dowolnym terminie,

znajdujących się na terenie strzeżonym środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – raz na 4 lata w dowolnym terminie,

znajdujących się na terenie niestrzeżonym środków trwałych – w ostatnim kwartale roku obrotowego, do 15-go dnia następnego roku.

W przypadku, gdy Jednostka posiada gotówkę (środki pieniężne) w kasie, konieczne jest przeprowadzenie jej inwentaryzacji. Jest ona przeprowadzana na ostatni dzień każdego roku obrotowego w formie spisu z natury.

Potwierdzenia sald

Specyficzną formą inwentaryzacji składników majątkowych są potwierdzenia sald od banku i kontrahentów. Tej formy inwentaryzacji nie stosuje się jednak do potwierdzenia sald należności spornych i wątpliwych, należności wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz należności z tytułów publicznoprawnych. Tego rodzaju należności inwentaryzuje się drogą porównania danych ujętych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości.

Zgodnie z obowiązującymi regulacjami w przypadku posiadania środków pieniężnych w banku, podmiot powinien otrzymać od swojego banku stosowne potwierdzenie salda bankowego.

Zgodnie z ustawą rachunkowości każda jednostka wykazująca należności handlowe jest obowiązana do ich uzgodnienia za pomocą potwierdzenia salda wysłanego do klientów, a ewentualne niezgodności wyjaśnione.

Należy podkreślić, że przepisy nie wymagają potwierdzenia sald zobowiązań. Zgodnie z przyjętą praktyką zobowiązania jednostki powinny zostać uzgodnione w drodze otrzymanego potwierdzenia salda od dostawców (u nich są to należności).

Kompletność przychodów

W księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

W tym celu zwracamy uwagę na konieczność zweryfikowania kompletności przychodów, a w przypadku gdzie wystawienie faktury sprzedaży nie jest możliwe utworzenie rezerwy na przychody. Jeśli po zakończeniu roku obrotowego zostały wystawione istotne faktury korygujące sprzedaż, należy rozważyć zasadność utworzenia rezerwy zmniejszającej przychód.

Rezerwy na koszty

W celu prawidłowego ustalenia wyniku finansowego istotnym jest ujęcie w danym roku obrotowym wszystkich kosztów przypadających na dany okres. W tym celu w księgach rachunkowych danego roku należy utworzyć rezerwy na koszty:

na nieotrzymane faktury zakupu dotyczących danego roku obrotowego,

na świadczenia pracownicze, w tym rezerwę urlopową, emerytalną (jeśli dotyczy), bonusów i premii,

z tytułu udzielonych gwarancji i poręczeń,

na koszty lub kary likwidacji szkód wyrządzonych środowisku naturalnemu,

na skutki toczących się spraw sądowych,

inne koszty.

Wyceny i odpisy aktualizujące

Dla potrzeb zamknięcia ksiąg rachunkowych poza wyceną bilansową pozycji walutowych, należy zweryfikować pozostałe wyceny składników majątkowych. W przypadku aktywów wycenianych według wartości godziwej (np. nieruchomości inwestycyjne, akcje spółek giełdowych) należy zadbać o aktualne wyceny rzeczoznawców, lub notowania giełdowe na dzień bilansowy. W przypadku posiadania instrumentów finansowych (np. instrument IRS) należy zaksięgować jego bieżącą wycenę na dzień bilansowy.

Poszczególne składniki majątkowe należy przeanalizować pod kątem konieczności utworzenia odpisów aktualizujących. Wycena składników aktywów następuje z zachowaniem zasady ostrożności, która nakazuje aktualizację wartości aktywów, w jakiej są one wykazywane w księgach rachunkowych i sprawozdaniu finansowym, do ich wartości możliwej do odzyskania, jeśli jest ona niższa od wartości, w której dany składnik aktywów jest wykazywany w księgach rachunkowych na dzień bilansowy. Oznacza to konieczność uwzględniania przy wycenie bilansowej aktywów nieplanowanego wcześniej zmniejszenia ich wartości użytkowej lub wartości handlowej w postaci odpisów aktualizujących.

Brak zagrożenia dla kontynuacji działalności

Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego wiąże się z zastosowaniem zasady kontynuowania działalności (ang. going concern principle, going concern assumption). Jest ona fundamentalna, bowiem w zależności od ustalenia, czy jednostka będzie nadal kontynuować swoją działalność, czy też nie, stosuje się inne metody wyceny aktywów i pasywów.

Dokonując analizy możliwości kontynuowania działalności przez jednostkę kierownik jednostki uwzględnia wszelkie informacje dostępne na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego dotyczące dającej się przewidzieć przyszłości, obejmującej okres nie krótszy niż jeden rok od dnia bilansowego, a także odpowiednio dokumentuje zasadność przyjętego założenia dotyczącego kontynuacji działalności lub braku takiego uzasadnienia. Na potrzeby przeprowadzania analizy i dokonania oceny kierownik jednostki uwzględnia w szczególności zdarzenia lub okoliczności, które, pojedynczo lub łącznie, mogą wskazywać na znaczącą niepewność co do zdolności jednostki do kontynuacji działalności. Zdarzenia lub okoliczności mogące ograniczyć lub uniemożliwić kontynuację działalności można podzielić na finansowe, operacyjne i pozostałe.

Inne istotne informacje

Sprawozdanie finansowe jednostki wymaga ujawnienia dodatkowych informacji i danych, niekoniecznie ujętych w prowadzonej ewidencji księgowej. W szczególności jest to informacja:

o sprawach sądowych w toku,

o warunkach umów kontraktowych, których niespełnienie mogłoby wywrzeć istotny wpływ na dane zawarte w księgach rachunkowych,

zobowiązaniach warunkowych, ustanowionych zastawach,

inne informacje o znaczących zdarzeniach zaistniałe po dniu bilansowym, mające znaczenie dla sporządzenia sprawozdania finansowego.

Podpisanie sprawozdania finansowego

Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych na stronie Ministra Finansów (struktura xml).

Sprawozdanie finansowe podpisuje zarówno osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, jak i zarząd. Odmowa podpisu sprawozdania finansowego wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.

W niektórych przypadkach nie wszyscy członkowie zarządu (zwłaszcza osoby zagraniczne) posiadają podpis zaufany (epuap) lub ważny i aktualny podpis kwalifikowany. Wówczas sprawozdanie finansowe może podpisać tylko jeden członek zarządu, przy czym pozostali członkowie niepodpisujący sprawozdania finansowego muszą złożyć specjalne oświadczenie, potwierdzające że sprawozdanie to spełnia wymagania ustawy rachunkowości. Oświadczenie takie musi być złożone przed podpisaniem sprawozdania finansowego przez wybraną osobę z zarządu. Procedura ta dotyczy także sprawozdania z działalności.

Rok obrotowy w polskim systemie prawnym i zasady jego zmiany

Nasze wsparcie

Zamknięcie ksiąg rachunkowych jest procesem złożonym i obejmuje sprawozdawczość finansową i podatkową. Sprawdź nasze usługi księgowe lub skontaktuj się bezpośrednio z nami. Jesteśmy po to, żeby ułatwiać prowadzenie Twojej działalności.