KSeF „Krajowy System e-Faktur”

Obowiązkowy KSeF wejdzie w życie 1 lipca 2024 r., a dla firm zwolnionych z VAT od 1 stycznia 2025 r. Poniżej przedstawiamy ogólne założenia oraz wybrane, najistotniejsze elementy systemu.

UWAGA! MInister Finansów przełożył wejście w życie obowiązowego KSeF. Więcej tutaj.

Założenia systemu KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system informatyczny, zarządzany przez Ministerstwo Finansów, który został wprowadzony w celu elektronicznej wymiany faktur między przedsiębiorcami w Polsce.

KSeF jest platformą umożliwiającą generowanie, wysyłanie, odbieranie i przechowywanie faktur w formacie elektronicznym. System ten został stworzony w celu zwiększenia efektywności i przejrzystości procesu wystawiania faktur, zmniejszenia obciążeń administracyjnych oraz ograniczenia szarej strefy gospodarczej.

Główne założenia systemu to:

• Elektroniczna wymiana faktur: KSeF ma służyć zastąpieniu tradycyjnej wymiany papierowych faktur między przedsiębiorcami formą elektroniczną. System umożliwia generowanie, przesyłanie, odbieranie i przechowywanie faktur w formacie elektronicznym.
• Uproszczenie i standaryzacja procesu fakturowania: KSeF wprowadza standardowy format elektroniczny faktur, który musi być stosowany przez uczestników systemu. To upraszcza proces fakturowania i zapewnia spójność danych, umożliwiając automatyczną weryfikację i przetwarzanie faktur.
• Zapewnienie bezpieczeństwa i autentyczności: System KSeF opiera się na infrastrukturze klucza publicznego, co zapewnia bezpieczne przesyłanie faktur i uwierzytelnianie uczestników. Faktury są podpisywane cyfrowo, co gwarantuje integralność i autentyczność danych.
• Elektroniczna archiwizacja: KSeF umożliwia przechowywanie faktur w formie elektronicznej przez określony czas. Uczestnicy systemu mają dostęp do swoich archiwów faktur, co ułatwia zarządzanie dokumentacją i audyty.
• Ograniczenie obciążeń administracyjnych: KSeF ma na celu zmniejszenie obciążeń administracyjnych związanych z procesem fakturowania, eliminując konieczność drukowania, wysyłania i przechowywania papierowych faktur. Uproszczenie i automatyzacja procesu ma przyczynić się do oszczędności czasu i kosztów dla przedsiębiorców i administracji publicznej.
• Rozszerzenie cyfryzacji: KSeF jest kolejnym elementem szerokiej inicjatywy cyfryzacji księgowości i rozliczeń podatkowych w Polsce. Ma na celu wspieranie transformacji cyfrowej i wykorzystanie nowoczesnych technologii w procesie wymiany dokumentów i danych między podmiotami gospodarczymi a państwem.

Wdrożenie KSeF wymaga od podatników poniesienia dużego nakładu czasu związanego w koniecznością przeanalizowania istniejących procesów biznesowych i aktualizacji używanych systemów informatycznych związanych z fakturowaniem.

Podmioty objęte KSeF

Podmioty krajowe – do wdrożenia i stosowania KSeF będą zobligowane wszystkie podmioty mające siedzibę na terytorium Polski.

Z KSeF zostały wyłączone faktury wystawiane na rzecz konsumentów (czyli tzw. B2C). Podatnicy będą musieli wystawiać je w dotychczasowej formie, co wymaga odpowiedniego dostosowania procesów w tym zakresie, aby uwzględnić różne sposoby wystawiania faktur – inne dla odbiorców krajowych będących przedsiębiorcami, inne dla konsumentów.

Podmioty zagraniczne – obowiązek KSeF będzie dotyczyć również podmiotów zagranicznych, które mają stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT w Polsce (z ang. fixed establishment), w zakresie transakcji objętych polskimi przepisami o VAT.

W przypadku gdy:

• nabywcą jest podmiot z innego kraju członkowskiego UE lub państwa trzeciego (spoza UE),
• nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce,

– faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony (np. w formie pdf poprzez e-mail). Wynika to z faktu, że nie będzie on posiadać dostępu do KSeF.

Faktura ustrukturyzowana

Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona w KSeF. Jest to obecnie jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.

Z nielicznymi wyjątkami, od 1 lipca 2024 r. faktura ustrukturyzowana będzie jedyną formą dokumentowania sprzedaży. Przez fakturę ustrukturyzowaną rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym (numer KSeF) tę fakturę w tym systemie.

Wystawienie faktury ustrukturyzowanej

Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić bezpośrednio przy użyciu komercyjnych programów finansowo-księgowych. Wówczas faktury te będą przesyłane do KSeF przez API. Ministerstwo Finansów udostępnia także bezpłatne narzędzie (Aplikacja Podatnika KSeF), za pomocą którego możliwe jest wystawienie faktury ustrukturyzowanej.

Przekazanie faktury kontrahentowi w innej formie (po przesłaniu jej do KSeF)

W przypadku, gdy nabywca towaru lub usługi wyraził zgodę na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych i faktura została wystawiona w KSeF, nie ma przeciwskazań, aby sprzedawca dodatkowo (po przesłaniu faktury do KSeF) przekazał klientowi wydruk tej faktury lub przesłał ją np. mailem w formie pliku pdf.

Przekazanie załączników do faktury

W momencie wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF zostanie ona automatycznie udostępniona nabywcy, który będzie miał możliwość jej pobrania i zaksięgowania w swoim systemie księgowym. Niestety KSeF nie umożliwia przekazywania nabywcy żadnych dodatkowych dokumentów, jak np. specyfikacji, protokołów, zamówień, itp. Te dodatkowe dokumenty będą musiały być udostępnione nabywcy w inny sposób, np. mailem w formie pliku pdf. Wówczas istotna i problematyczna będzie kwestia powiązania tych dodatkowych dokumentów z wystawioną fakturą ustrukturyzowaną.

Odrzucenie faktury przez KSeF

W przypadku, gdy faktura została odrzucona przez KSeF przyjmuje się, że faktura nie została wystawiona. Takiemu dokumentowi nie zostanie przydzielony numer identyfikujący w systemie i w konsekwencji nie będzie mógł być on uznany za fakturę ustrukturyzowaną, aż do czasu ponownego przesłania do KSeF. Ponowne przesłana faktura będzie uznana za wystawioną w dacie jej ponownego przesłania do KSeF i nadany zostanie numer identyfikujący tę fakturę w KSeF.

Akceptacja faktur zakupu w KSeF

W sytuacji, gdy Twój dostawca wystawi faktury sprzedaży w KSeF, system nie przewiduje procedury ich akceptacji. Oznacza to, że w przypadku błędnego określenia nabywcy, zastosowania błędnej kwoty lub innych błędów na fakturze konieczna jest działanie poza systemem KSeF, tj. kontakt z dostawcą w celu wyjaśnienia sytuacji i wystawienia przez niego odpowiedniej faktury korygującej.

Wystawianie faktur korygujących w KSeF W ramach KSeF można również wystawiać faktury korygujące. Faktura ustrukturyzowana wystawiona w KSeF może być skorygowana wyłącznie fakturą korygującą w postaci ustrukturyzowanej. Faktura korygująca wystawiona w KSeF powinna zawierać numer KSeF faktury pierwotnej (pole NrKSeFFaKorygowanej). Faktura pierwotna wystawiona poza KSeF nie może zostać skorygowana w ramach KSeF.

Aplikacja KSeF

Aplikacja Podatnika KSeF umożliwia wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-Faktur podatnikom i podmiotom uprawnionym przez tych podatników. Aplikacja posiada również dodatkowe funkcjonalności ułatwiające obsługę e-Faktur (podgląd, pobieranie na dysk lokalny, weryfikację statusu wysyłki, pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO)) oraz zarządzanie uprawnieniami i tokenami. Dodatkowo aplikacja umożliwia, bez konieczności logowania, podgląd e-Faktury (anonimowy dostęp do e-Faktury po wskazaniu jej indywidualnych cech) oraz weryfikację statusu wysyłki i możliwość pobrania UPO KSeF.

W większości przypadków aplikacja KSeF będzie wykorzystywana do zarządzania uprawnieniami, tj nadawania i odbioru uprawnień oraz generowania tokenów. Wystawianie faktur sprzedaży i odbieranie faktur zakupu najczęściej będzie się odbywać z wykorzystaniem obecnych, komercyjnych systemów księgowych i bilingowych.

W przypadku awarii KSeF lub w razie problemów po stronie podatnika (np. awaria internetu) przedsiębiorcy będą mogli wystawiać faktury w trybie offline (według wzoru faktury ustrukturyzowanej). W takiej sytuacji podatnik będzie musiał opatrzyć taki dokument kodem weryfikującym i przesyłać do nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Po zakończeniu awarii systemu trzeba będzie przesłać taką fakturę do KSeF w ciągu siedmiu dni roboczych. Natomiast w przypadku problemów po stronie podatnika trzeba będzie to zrobić nie później niż następnego dnia roboczego po wystawieniu dokumentu offline.

Uprawnienia w KSeF

KSeF jest oparty na modelu poświadczeń, tzn. wymagane jest uwierzytelnienie i autoryzacja danej osoby w systemie. Po uwierzytelnieniu podatnik korzysta z KSeF w zakresie przeglądania, wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Poza podatnikiem w systemie może działać podmiot uprawniony przez tego podatnika. Możliwe jest również nadanie uprawnień do korzystania z KSeF np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby fizycznej.

W KSeF występują uprawnienia do:

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF,
• wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
• wystawiania faktur w KSeF w ramach procedury samofakturowania.

Osoby fizyczny będące podatnikiem VAT – zgodnie z przepisami ustawy każda osoba fizyczna będąca podatnikiem VAT w Polsce ma nadane uprawnienia do KSeF. Wystarczy, że zaloguje się do aplikacji KSeF Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Osoby prawne – w przypadku osób prawnych w celu uzyskania dostępu do aplikacji KSeF konieczne jest wypełnienie zawiadomienia ZAW-FA i złożenia go w urzędzie skarbowym. Wskazuje się w nim konkretną osobę, która będzie miała dostęp do KSeF. Będzie mogła wysyłać faktury oraz nadawać i odbierać uprawnienia innym osobom.

Token KSeF

Token autoryzacyjny jest specjalnym sposobem logowania się do systemu KSeF. Zapewnia on komunikację systemów zewnętrznych (program do wystawiania faktur) z aplikacją KSeF. Po wygenerowaniu token podlega rejestracji w systemie zewnętrznym. W rezultacie w celu wysłania faktury do KSeF lub pobrania dokumentów zakupowych z systemu nie jest wymagane dodatkowe logowanie użytkownika do KSeF.

Token to 64-cyfrowy ciąg znaków przypisany do konkretnego podmiotu i określonego zakresu uprawnień.

Podczas generowania tokenu można określić zakres uprawnień:

• do wystawiania faktur,
• do przeglądania faktur (pobieranie faktur zakupu),
• do obu tych czynności.

Numer KSeF

Przez fakturę ustrukturyzowaną rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym (numer KSeF).

Numer KSeF Składa się z 32 cyfr i zawiera w sobie m.in. NIP sprzedawcy i datę przesłania pliku do KSeF, która formalnie jest uznawana za datę wystawienia e-faktury.

Numer KSeF jest widoczny na fakturze obok standardowego numeru faktur. Ważne, iż po zmianie przepisów dokument sprzedaży bez nadanego numeru KSeF nie będzie traktowany jako faktura VAT.

Wejście w życie

System KSeF został wprowadzony w Polsce od 1 stycznia 2022 r. na zasadzie dobrowolności. Obecnie e-faktura wystawiona w ramach KSeF działa, jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i już występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.

Obowiązkowe stosowanie KSeF rozpocznie się od 1 lipca 2024 r.

Nasze wsparcie

Jeśli poszukujesz wsparcia we wdrożeniu KSeF lub szukasz systemu bilingowego spełniającego nowe wymagania to skontaktuj się z nami. Jesteśmy po to, żeby ułatwiać prowadzenie Twojej działalności.