Krajowy System e-Faktur (KSeF) staje się rzeczywistością. Nowelizacja ustawy o VAT zakłada, że obowiązek korzystania z KSeF zacznie obowiązywać od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników. Dla mikroprzedsiębiorców przewidziano dodatkowy czas – do 1 stycznia 2027 r. Choć wydaje się, że czasu jest jeszcze sporo, z przygotowaniami i wdrożeniem systemów i procedur nie można zwlekać.
Obowiązkowe KSeF
Przepisy przewidują trzy terminy wejścia w życie obowiązkowego fakturowania w KSeF:
- 1 lutego 2026 r. – dla dużych firm (obrót powyżej 200 mln zł brutto w 2024 r.),
- 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców,
- 1 stycznia 2027 r. – dla mikroprzedsiębiorców (obrót do 10 tys. zł miesięcznie).
Niezależnie od tego, odbiór faktur zakupowych w KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich już od 1 lutego 2026 r. To oznacza, że nawet małe firmy, które same będą wystawiały faktury w KSeF dopiero od kwietnia, muszą być gotowe do ich odbierania dwa miesiące wcześniej.
Istotne elementy przy wdrożeniu KSeF
1. Brak okresu przejściowego dla faktur zakupowych
Każdy podatnik VAT (czynny lub zwolniony) mający NIP musi odbierać faktury w KSeF od lutego 2026 r. Oznacza to konieczność równoległego zarządzania dwoma kanałami odbioru faktur – tradycyjnym i elektronicznym.
2. Tryb offline i data otrzymania faktury
W przypadku awarii systemu i wystawienia faktury „offline”, za moment jej otrzymania uznaje się datę nadania numeru KSeF-ID. Dopiero wtedy możliwe będzie odliczenie VAT – nawet jeśli faktura trafiła wcześniej e-mailem.
3. Koniec not korygujących
Po wdrożeniu KSeF nie będzie możliwości wystawiania not korygujących. Wszelkie poprawki muszą być wprowadzone przez wystawcę faktury – to oznacza konieczność wyznaczenia osób odpowiedzialnych za kontakt z dostawcami i przygotowania nowych procedur.
4. Ograniczenia dotyczące załączników
System nie pozwoli na przesyłanie załączników typu: protokoły odbioru, kosztorysy czy harmonogramy prac. Wymusi to zorganizowanie nowego obiegu dokumentów poza KSeF – np. e-mailem czy przez platformy B2B.
5. Wydatki pracownicze i dane na fakturach
Nowa struktura FA(3) pozwala wskazać pracownika jako podmiot trzeci na fakturze – co ułatwia rozliczenie wydatków. Nie każda firma będzie jednak z tej funkcji korzystać. Warto zatem przewidzieć alternatywne sposoby dokumentowania wydatków służbowych.
6. Wizualizacja faktur i kody QR
Faktury przekazywane na zewnątrz (np. do kontrahentów lub urzędów) muszą być opatrzone kodem QR. Taki wymóg nie dotyczy faktur do użytku wewnętrznego, ale firmy muszą zadbać, by nie trafiły one poza organizację.
Przy wdrożeniu KSeF należy pamiętać, że:
- załączniki do faktur w KSeF będą ograniczone do danych wskazanych w schemie logicznej. Umieszczenie innych danych (np. marketingowych) może skutkować cofnięciem zgody na przesyłanie załączników w systemie;
- data wystawienia faktury w trybie offline to dzień jej wystawienia w systemie podatnika – nawet jeśli do KSeF trafi dzień później. Niezachowanie terminu grozi sankcjami;
- faktura wystawiona niezgodnie z KSeF (np. w PDF) nadal może dawać prawo do odliczenia VAT – pod warunkiem spełnienia innych przesłanek. Warto jednak rozważyć wystąpienie o interpretację indywidualną, by zabezpieczyć swoje stanowisko.
Przygotowania do wdrożenia
KSeF to nie tylko zmiana systemu fakturowania – to zmiana procesów w całej firmie. Dotyka nie tylko księgowości, ale również działów zakupów, sprzedaży, IT, administracji, a także relacji z kontrahentami. Warto zatem:
- przeanalizować obecne procedury fakturowania i obiegu dokumentów,
- ustalić, które dane muszą znaleźć się na fakturach i gdzie będą przekazywane pozostałe informacje,
- przeszkolić pracowników,
- przetestować integrację z systemem KSeF w środowisku testowym.
W czym możemy pomóc?
Zapraszamy do kontaktu. Jesteśmy po to, żeby ułatwiać prowadzenie Twojej działalności.
Making business easier.
