W związku ze zbliżającym się nieuchronnie końcem roku obrotowego chcielibyśmy zwrócić Państwa uwagę na kilka istotnych kwestii związanych z zamknięciem ksiąg rachunkowych.
Inwentaryzacja
Polska ustawa o rachunkowości wymaga, aby każda jednostka dokonała inwentaryzacji ujętych w aktywach składników majątkowych. Inwentaryzacji dokonuje się drogą spisu z natury (np. zapasy), drogą potwierdzenia od banku lub kontrahentów potwierdzenia salda (np. należności), lub w drodze weryfikacji polegającej na porównaniu danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników (dotyczy np. gruntów, należności spornych, należności lub zobowiązań podatkowych). Poniżej przedstawiamy główne zasady inwentaryzacji poszczególnych składników majątkowych.
Jednocześnie pragniemy podkreślić, że przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych.
Inwentaryzacja zapasów
W przypadku, gdy Państwa firma prowadzi gospodarkę magazynową konieczne jest dokonanie inwentaryzacji zapasów. Inwentaryzacja ta jest przeprowadzana w formie spisu z natury w odniesieniu do:
- zapasów własnych,
- zapasów będących własnością innych jednostek.
Co do zasady inwentaryzacji należy dokonać na ostatni dzień roku obrotowego.
Inwentaryzacja środków trwałych
Inwentaryzacji podlegają również posiadane przez Państwa spółkę środki trwałe. Inwentaryzacja środków trwałych przeprowadzana jest w formie spisu z natury w odniesieniu do:
- nieruchomości zaliczone do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujące się na terenie strzeżonym inne środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie – raz na 4 lata w dowolnym terminie,
- znajdujących się na terenie niestrzeżonym środków trwałych – w ostatnim kwartale roku obrotowego, do 15-go dnia następnego roku,
- znajdujących się na terenie niestrzeżonym maszyn i urządzeń wchodzące w skład środków trwałych w budowie- w ostatnim kwartale roku obrotowego, do 15-go dnia następnego roku.
Inwentaryzacja środków w kasie
W przypadku, gdy Państwa firma posiada gotówkę (środki pieniężne) w kasie, konieczne jest przeprowadzenie jej inwentaryzacji. Jest ona przeprowadzana na ostatni dzień każdego roku obrotowego w formie spisu z natury.
Spisowi podlegają aktywa pieniężne w walucie krajowej, obcej i dewizy.
Potwierdzenia sald z bankami
Zgodnie z obowiązującymi regulacjami w przypadku posiadania środków pieniężnych w banku, powinni Państwo otrzymać od swojego banku stosowne potwierdzenie salda bankowego.
Potwierdzenia sald należności
Zgodnie z polską ustawą rachunkowości każda jednostka wykazująca należności handlowe jest obowiązana do ich uzgodnienia za pomocą potwierdzenia salda wysłanego do klientów. Stosowne potwierdzenia sald powinny zostać wydrukowane z systemu księgowego, a następnie dostarczone do odbiorów.
Potwierdzenia sald zobowiązań
Zgodnie z obowiązującymi przepisami potwierdzenie sald zobowiązań nie jest konieczne. Zgodnie z przyjętą praktyką zobowiązania jednostki powinny zostać uzgodnione w drodze otrzymanego potwierdzenia salda od Państwa dostawców (u nich to są należności, które muszą zostać potwierdzone).
Rezerwy
W celu prawidłowego ustalenia wyniku finansowego istotnym jest ujęcie w danym roku obrotowym wszystkich kosztów przypadających na dany okres. W tym celu prosimy o przekazanie w terminie pozwalającym na zamknięcie roku finansowego informacji na temat rezerw na koszty do ujęcia w danym roku, w szczególności rezerw:
- na nieotrzymane faktury zakupu dotyczących danego roku obrotowego,
- na świadczenia pracownicze, w tym rezerwę urlopową, emerytalną (jeśli dotyczy), bonusów i premii,
- z tytułu udzielonych gwarancji i poręczeń,
- na koszty lub kary likwidacji szkód wyrządzonych środowisku naturalnemu,
- na skutki toczących się spraw sądowych,
- inne.
Kompletność przychodów
W księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. W tym celu zwracamy uwagę na konieczność zweryfikowania kompletności przychodów, a w przypadku gdzie wystawienie faktury sprzedaży nie jest możliwe – przekazanie nam stosownej informacji w celu ustalenia ewentualnej rezerwy na przychody.
Brak zagrożenia dla kontynuacji działalności
Co do zasady, sprawozdanie finansowe za dany rok obrotowy jest przygotowane przy założeniu kontynuacji działalności.
Gdy znane są Państwu fakty lub okoliczności mogące powodować zagrożenie kontynuacji działalności Państwa spółki w niezmienionym istotnie zakresie w ciągu co najmniej 12 miesięcy od dnia bilansowego stosowna informacja powinna zostać uwzględniona ze wszystkimi skutkami w przygotowanym sprawozdaniu finansowym.
Wyceny
Cześć składników majątkowych może podlegać wycenie według wartości godziwej. W związku z zakończeniem roku prosimy o przekazanie aktualnych raportów z wycen rzeczoznawców majątku Spółki, jeżeli takie istnieją.
Inne istotne informacje
Sprawozdanie finansowe jednostki wymaga ujawnienia dodatkowych informacji i danych, niekoniecznie ujętych w prowadzonej ewidencji księgowej. W tym celu konieczne jest zebranie dodatkowych informacji, które należy ujawnić w sprawozdaniu finansowym, w szczególności:
- informacji o sprawach sądowych w toku,
- informacji o warunkach umów kontraktowych, których niespełnienie mogłoby wywrzeć istotny wpływ na dane zawarte w księgach rachunkowych,
- otrzymanych lub przekazanych darowizn nieujętych w księgach rachunkowych,
- informacji o przychodach, kosztach i wynikach działań zaniechanej w roku obrotowych lub przewidzianych do zaniechania w roku kolejnym,
- wszystkie inne informacje, takie jak zapisy, dokumenty oraz inne sprawy i związane z nimi informacje, również zaistniałych po dniu bilansowym, a co do których są Państwo świadomi, że mają znaczenie dla sporządzenia sprawozdania finansowego.
Nasze wsparcie
Sprawdź nasze usługi podatkowe, oraz płacowo-kadrowe jakie świadczymy dla naszych klientów. Jesteśmy po to, żeby ułatwiać prowadzenie Twojej działalności.
Zajmujemy się prowadzeniem bieżących rozliczeń podatkowych.
