Mechanizm podatku u źródła (WHT) od lat pozostaje jednym z najbardziej ryzykownych obszarów rozliczeń podatkowych dla polskich spółek dokonujących wypłat do podmiotów powiązanych. Jednym z narzędzi pozwalających uniknąć obowiązku poboru podatku według stawki podstawowej i późniejszej procedury „pay & refund” jest oświadczenie WH-OSC.
W praktyce jednak wielu płatników zapomina o jednym kluczowym elemencie tego rozwiązania – obowiązku złożenia oświadczenia następczego, którego termin upływa z końcem stycznia.
Istota oświadczenia WH-OSC
Oświadczenie WH-OSC to rozwiązanie przewidziane w ustawach o CIT i PIT, które pozwala – w drodze wyjątku – nie stosować mechanizmu pay & refund w sytuacji, gdy:
- polska spółka wypłaca na rzecz jednego podmiotu powiązanego tzw. należności pasywne (dywidendy, odsetki, należności licencyjne),
- łączna wartość tych wypłat przekracza 2 mln zł w danym roku podatkowym.
Składając WH-OSC, płatnik potwierdza, że:
- posiada wymagane dokumenty (np. certyfikat rezydencji, oświadczenia beneficial owner),
- po przeprowadzeniu weryfikacji nie ma wiedzy o okolicznościach wykluczających zastosowanie zwolnienia lub preferencyjnej stawki WHT wynikającej z przepisów szczególnych lub umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Oświadczenie pierwotne
Tzw. pierwotne oświadczenie WH-OSC należy złożyć nie później niż do końca drugiego miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do przekroczenia progu 2 mln zł wypłat na rzecz jednego podatnika.
Przykładowo – jeżeli próg został przekroczony w lutym, termin na złożenie pierwotnego WH-OSC upływa z końcem kwietnia.
Złożenie oświadczenia w terminie umożliwia dalsze dokonywanie wypłat bez poboru podatku u źródła – do końca roku podatkowego.
Oświadczenie następcze WH-OSC
Kluczowe znaczenie ma jednak fakt, że złożenie oświadczenia pierwotnego nie kończy obowiązków płatnika.
Jeżeli po jego złożeniu spółka:
- kontynuowała wypłaty należności pasywnych na rzecz tego samego podmiotu,
- nie pobierała podatku u źródła lub stosowała obniżoną stawkę,
to jest zobowiązana do złożenia oświadczenia następczego WH-OSC.
Termin jest nieprzekraczalny: do ostatniego dnia stycznia roku następującego po danym roku podatkowym (dla podmiotów, których rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym).
Przykład:
Spółka złożyła pierwotne WH-OSC w maju 2025 r. i kontynuowała wypłaty w tym samym roku. Musi złożyć oświadczenie następcze najpóźniej do 31 stycznia 2026 r.
Dlaczego termin styczniowy jest tak istotny?
Terminy na złożenie zarówno pierwotnego, jak i następczego WH-OSC są:
- nieprzywracalne,
- niepodlegające przedłużeniu.
Brak złożenia oświadczenia następczego w terminie oznacza utratę ochrony wynikającej z WH-OSC. W praktyce skutkuje to koniecznością:
- zapłaty podatku u źródła według stawki podstawowej wraz z odsetkami,
- a dopiero później ubiegania się o jego zwrot – bez odsetek – w odrębnej procedurze.
Odpowiedzialność zarządu i sankcje
WH-OSC nie jest wyłącznie formalnością. Oświadczenie składane jest pod rygorem odpowiedzialności karnej skarbowej.
W przypadku:
- podania nieprawdy lub zatajenia prawdy,
- braku należytej weryfikacji warunków preferencji,
członkom zarządu grozi:
- grzywna do 720 stawek dziennych (obecnie ponad 40 mln zł),
- a spółce dodatkowe zobowiązanie podatkowe w CIT w wysokości 10% lub 20% zaniżonego podatku.
WH-OSC czy opinia o stosowaniu preferencji?
Choć WH-OSC jest rozwiązaniem szybkim i formalnie prostym, niesie istotne ryzyka. Alternatywą jest opinia o stosowaniu preferencji, która zapewnia większe bezpieczeństwo, ale wymaga:
- dłuższego czasu oczekiwania (często 8–9 miesięcy),
- odpowiedniego zaplanowania wypłat.
Jeżeli spółka nie zdąży uzyskać opinii przed przekroczeniem progu 2 mln zł, często najbezpieczniejszym rozwiązaniem pozostaje pobór podatku i wystąpienie o jego zwrot.
Podsumowanie
Oświadczenie WH-OSC to skuteczne, ale ryzykowne narzędzie w rozliczeniach podatku u źródła. Szczególną uwagę należy zwrócić na obowiązek złożenia oświadczenia następczego, którego termin upływa z końcem stycznia i którego niedochowanie może prowadzić do bardzo dotkliwych konsekwencji finansowych i osobistych.
W praktyce WH-OSC powinno być elementem świadomie zarządzanego procesu WHT, a nie jednorazową czynnością „przy okazji” wypłaty dywidendy czy odsetek.
Nasze wsparcie
Sprawdź nasze usługi podatkowe, oraz płacowo-kadrowe jakie świadczymy dla naszych klientów. Jesteśmy po to, żeby ułatwiać prowadzenie Twojej działalności.
Making business easier.
