Od 1 stycznia 2026 r. przedsiębiorców czekają jedne z najbardziej fundamentalnych zmian w obszarze zatrudnienia i współpracy B2B od lat. Zgodnie z projektem nowelizacji przepisów o Państwowej Inspekcji Pracy, inspektorzy PIP zyskają prawo samodzielnego – administracyjnego – ustalania istnienia stosunku pracy, bez konieczności kierowania sprawy do sądu.
W praktyce oznacza to, że umowa B2B, zlecenie lub dzieło mogą zostać „zamienione” w etat jedną decyzją urzędnika – ze skutkami finansowymi, podatkowymi i organizacyjnymi, które dla wielu firm mogą być bardzo dotkliwe.
Kluczowa zmiana
Obecnie, jeśli PIP uzna, że współpraca B2B faktycznie spełnia cechy stosunku pracy, musi wystąpić z pozwem do sądu pracy. Po zmianach:
- inspektor PIP sam wyda decyzję administracyjną stwierdzającą istnienie umowy o pracę,
- decyzja będzie natychmiast wykonalna „na przyszłość” – nawet jeśli przedsiębiorca się od niej odwoła
- od dnia doręczenia decyzji firma musi traktować współpracownika jak pracownika etatowego (ZUS, PIT, Kodeks pracy).
Odwołanie nie wstrzymuje obowiązku bieżącego rozliczania składek i podatków – chyba że Główny Inspektor Pracy lub sąd wyjątkowo uchyli rygor natychmiastowej wykonalności.
Kiedy B2B może zostać uznane za etat?
Podstawą decyzji nadal będą kryteria wynikające z art. 22 § 1 Kodeksu pracy. W praktyce PIP będzie badać m.in., czy:
- praca jest wykonywana pod kierownictwem przedsiębiorcy,
- miejsce i czas pracy są narzucone,
- współpraca ma charakter ciągły i osobisty,
- wynagrodzenie jest stałe i miesięczne,
- współpracownik nie ponosi realnego ryzyka gospodarczego.
Projekt przewiduje również mechanizm bardzo niekorzystny dla firm: jeśli z dokumentacji nie da się ustalić warunków „zatrudnienia”, inspektor może przyjąć domyślnie, że była to umowa na czas nieokreślony, pełny etat, wynagrodzenie minimalne. Ciężar dowodu spoczywa wtedy na przedsiębiorcy.
Skutki finansowe – nie tylko „na przyszłość”
Choć bieżące skutki decyzji PIP obowiązują natychmiast, to rozliczenia wstecz (do 3 lat) stają się wymagalne po uprawomocnieniu się decyzji.
W grę wchodzą m.in.:
- zaległe składki ZUS po stronie pracodawcy,
- zaległe zaliczki PIT (jako płatnik),
- składki na FP i FGŚP,
- ekwiwalenty za niewykorzystany urlop,
- nadgodziny,
- odsetki od zaległości.
W praktyce, przy długotrwałej współpracy B2B, mówimy często o setkach tysięcy złotych dodatkowych obciążeń, nie licząc potencjalnych kar.
Problemy podatkowe i VAT – obszar często pomijany
Zmiana kwalifikacji umowy to nie tylko ZUS i prawo pracy. To także poważne konsekwencje podatkowe:
- dochody współpracownika rozliczane liniowo lub ryczałtem mogą zostać „przeniesione” na skalę podatkową,
- firma jako „pracodawca” odpowiada za zaległe zaliczki PIT,
- wystawione faktury B2B mogą zostać uznane za dokumentujące czynności niepodlegające VAT,
- konieczne mogą być korekty VAT po obu stronach, z ryzykiem sankcji i odsetek.
Brak przepisów przejściowych powoduje realne ryzyko chaosu rozliczeniowego – zarówno po stronie firmy, jak i byłego „kontrahenta”.
Kontrole oparte na algorytmach – PIP, ZUS i KAS w jednym systemie
Planowane zmiany nie ograniczają się wyłącznie do nowych kompetencji decyzyjnych inspektorów. Równie istotnym – a często niedocenianym – elementem reformy jest cyfryzacja kontroli i automatyczna analiza danych pochodzących z różnych instytucji publicznych.
Projekt zakłada ścisłą integrację systemów informatycznych Państwowej Inspekcji Pracy, ZUS oraz Krajowej Administracji Skarbowej. W praktyce oznacza to przejście z kontroli „reaktywnych” (np. po skardze) na kontrole typowane algorytmicznie, w oparciu o analizę dużych zbiorów danych.
Nowe rozwiązania pozwolą organom na równoległe zestawianie m.in.:
- danych z JPK_V7 i (docelowo) KSeF – liczba kontrahentów B2B, powtarzalność faktur, stałe kwoty,
- danych z ZUS – liczba pracowników etatowych, brak zgłoszeń przy dużej skali działalności,
- informacji o czasie trwania współpracy i jej ciągłości,
- danych porównawczych branżowych (profil firmy vs. struktura zatrudnienia),
- zgłoszeń i skarg (także anonimowych)
Na tej podstawie algorytmy będą automatycznie oznaczać firmy o podwyższonym ryzyku naruszeń, a kontrola PIP stanie się w dużej mierze formalnym potwierdzeniem wniosków wyciągniętych wcześniej przez system.
Przykład profilu „wysokiego ryzyka”
Z punktu widzenia algorytmów, sygnałem ostrzegawczym może być np.:
- kilku pracowników etatowych,
- kilkunastu lub kilkudziesięciu „kontrahentów” B2B,
- faktury wystawiane co miesiąc na identyczne lub bardzo zbliżone kwoty,
- długotrwała współpraca z jednym podmiotem,
- brak innych źródeł przychodu po stronie samozatrudnionego.
W takim modelu wydaje się, że kontrola jest kwestią czasu.
Kontrole zdalne i „oględziny na odległość”
Projektowane przepisy przewidują również istotne rozszerzenie form prowadzenia kontroli:
- kontrole zdalne (wideokonferencje, przesyłanie dokumentów online),
- zdalne przesłuchania,
- elektroniczne protokoły,
- możliwość żądania transmisji obrazu z miejsca pracy (np. przez telefon).
Dla przedsiębiorców oznacza to, że brak fizycznej obecności inspektora w firmie nie będzie już żadną barierą – kontrola może rozpocząć się niemal natychmiast po zakwalifikowaniu firmy przez system.
Nowy model kontroli diametralnie zmienia podejście do ryzyka:
- nie wystarczy „poprawna umowa” – liczą się dane i fakty,
- niespójności pomiędzy VAT, ZUS i strukturą zatrudnienia będą natychmiast widoczne,
- dokumentacja musi być spójna, cyfrowa i gotowa do udostępnienia,
- audyt B2B staje się nie jednorazowym działaniem, lecz elementem stałego zarządzania ryzykiem.
Planowane zmiany oznaczają, że pierwszym „kontrolerem” przedsiębiorcy będzie algorytm, a nie inspektor. PIP, ZUS i KAS będą działać na wspólnych danych, a decyzja o kontroli zapadnie zanim firma dowie się, że znalazła się w obszarze zainteresowania organów.
Dlatego przygotowanie do nowych przepisów powinno obejmować nie tylko analizę umów, ale również analizę danych, które firma już dziś raportuje do administracji publicznej.
Podsumowanie
Planowane nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy to realna zmiana zasad gry. B2B nie zniknie, ale fikcyjne lub „etatopodobne” samozatrudnienie stanie się obszarem wysokiego ryzyka – nie tylko z punktu widzenia prawa pracy, ale także podatków i ZUS.
Nasze wsparcie
Sprawdź nasze usługi podatkowe, oraz płacowo-kadrowe jakie świadczymy dla naszych klientów. Jesteśmy po to, żeby ułatwiać prowadzenie Twojej działalności.
Zajmujemy się prowadzeniem bieżących rozliczeń podatkowych.
