Wejście w życie obowiązkowego KSeF (Krajowy System e-Faktur) będzie wymagało od właścicieli nieruchomości dostosowania systemów księgowych i procesów fakturowania. Firmy z sektora real estate, które współpracują z zewnętrznym property managerem będą musiały ponownie ustalić proces fakturowania najemców.
UWAGA! Minister Finansów przełożył wejście w życie obligatoryjnego KSeF. Więcej tutaj.
Pamiętać należy, że wystawienie faktury ustrukturyzowanej, z nielicznymi wyjątkami, będzie możliwe tylko w czasie rzeczywistym. Nie będzie możliwe wystawianie faktury z datą inną aniżeli bieżącą. Dodatkowo każda faktura wystawiona w KSeF będzie niezwłocznie widoczna dla najemców.
Do stosowania KSeF będą zobowiązane wszystkie podmioty krajowe oraz te firmy zagraniczne, które mają stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT w Polsce (z ang. fixed establishment). Oznacza to, że również zagraniczne podmioty, będące właścicielem nieruchomości w Polsce, będą w niektórych przypadkach zobowiązane do fakturowania najemców z użyciem KSeF.
Współpraca z zarządcą nieruchomości
Z uwagi na fakt, że faktura ustrukturyzowana będzie musiała spełniać wymagania techniczne struktury logicznej, każdy podatnik będzie musiał potwierdzić z property managerem iż stosowany przez niego system bilingowy spełnia wymagania KSeF, a także ustalić:
- Osobę, która będzie miała dostęp do Aplikacji KSeF i zarządzała uprawnieniami KSeF
- Szczegółowy zakres uprawnień udzielony property managerowi
- Procedurę fakturowania najemców, w tym przekazywania im dodatkowych dokumentów, tj. załączników do faktur (protokołów, specyfikacji, itp.)
Prawidłowe wdrożenie KSeF wymagać będzie następujących kroków:
- Ustalenie osoby mającej dostęp do Aplikacji KSeF i zarządzającej uprawnieniami
- Złożenie do urzędu skarbowego zawiadomienia ZAW-FA
- Konfiguracja uprawnień w KSeF
- Wygenerowanie tokenu i jego przekazanie property managerowi.
Token to 64-cyfrowy ciąg znaków przypisany do konkretnego podmiotu i określonego zakresu uprawnień. Jest on specjalnym sposobem logowania się do systemu KSeF. Zapewnia on komunikację systemów zewnętrznych (program do wystawiania faktur) z aplikacją KSeF.
KSeF Aplikacja | Tokeny | Faktury
Akceptacja faktur przez najemców
W sytuacji, gdy właściciel nieruchomości wystawi faktury sprzedaży w KSeF staną się one automatycznie widoczne dla najemców z możliwością ich pobrania i zaksięgowania. System KSeF nie przewiduje jednak żadnej procedury ich akceptacji przez najemcę.
Oznacza to jednocześnie, że wszelka dodatkowa komunikacje z najemcą będzie musiała być prowadzoną poza systemem KSeF. Na przykład w przypadku błędnego określenia nabywcy, zastosowania błędnej kwoty lub innych błędów na fakturze konieczna jest działanie poza systemem KSeF, tj. kontakt najemcy z property managerem w celu wyjaśnienia sytuacji i wystawienia przez odpowiedniej faktury korygującej.
W momencie gdy faktura zostanie wystawiona w KSeF, nie ma przeciwskazań, aby przekazać ją dodatkowo najemcy w postaci wydruku, np. przesłać mailem w formie pliku pdf.
KSeF nie umożliwia przekazywania nabywcy żadnych dodatkowych dokumentów, jak np. specyfikacji, protokołów, zamówień, itp. Te dodatkowe dokumenty będą musiały być udostępnione nabywcy w inny sposób, np. mailem w formie pliku pdf. Istotna będzie kwestia powiązania tych dodatkowych dokumentów z wystawioną fakturą ustrukturyzowaną.
Zakres uprawnień zarządcy nieruchomości
Należy rozważyć kwestię zakresu uprawnień nadanych property managerowi. Wydaje się, że najlepszym rozwiązaniem będzie nadanie mu uprawnień do wystawiania faktur sprzedaży i ich wysyłania w imieniu podatnika do KSeF, bez uprawnień do pobierania faktur zakupu.
Kwestia pobierania faktur zakupu jest bardzo istotna i wymaga odrębnego ustalenia, w szczególności w przypadku podatników będących właścicielami kilku nieruchomości i korzystających z usług kilku property managerów. Należy wziąć pod uwagę, że system KSeF umożliwia pobranie wszystkich faktur zakupu wystawionych dla danego podatnika (decydujący jest nr NIP), bez możliwość ich wcześniejszej segregacji. Osoba, która posiada uprawnienia do pobierania (podglądu) faktur zakupu będzie mieć wgląd do wszystkich faktur kosztowych.
Nasze usługi
Sprawdź w jaki sposób możemy pomóc w zakresie wdrożenia systemu KSeF oraz innych aspektów podatkowo-księgowowych prowadzenia biznesu nieruchomościowego w Polsce.
