Rok 2026 przyniesie szereg istotnych zmian w obszarze kadr i płac. Choć na pierwszy rzut oka liczba nowych regulacji może wydawać się ograniczona, ich zakres i wpływ operacyjny będą znaczące – zarówno dla działów HR, jak i dla zarządów oraz działów finansowych.
Poniżej przedstawiamy najważniejsze zmiany, które już dziś warto uwzględnić w planowaniu kadrowo-płacowym na 2026 rok.
Minimalne wynagrodzenie w 2026 r.
Od 1 stycznia 2026 r.:
- minimalne wynagrodzenie za pracę będzie wynosiło 4 806 zł brutto,
- minimalna stawka godzinowa dla umów zlecenia i świadczenia usług wzrośnie do 31,40 zł brutto.
Podwyżka płacy minimalnej wpływa nie tylko na wynagrodzenia najniższe, ale również na szereg innych elementów systemu płacowego, m.in.:
- dodatki liczone od minimalnego wynagrodzenia,
- podstawy niektórych świadczeń,
- kalkulacje kar i limitów ustawowych.
Dla wielu pracodawców oznacza to konieczność aktualizacji systemów kadrowo-płacowych oraz przeglądu siatek płac.
Nowe zasady liczenia stażu pracy – rewolucja od 2026 r.
Jedną z najbardziej doniosłych zmian będzie rozszerzenie katalogu okresów wliczanych do stażu pracy:
- od 1 stycznia 2026 r. – dla pracodawców sektora finansów publicznych,
- od 1 maja 2026 r. – dla pozostałych pracodawców.
Do stażu pracy wliczane będą m.in.:
- okresy prowadzenia działalności gospodarczej,
- współpraca przy prowadzeniu działalności,
- umowy zlecenia i umowy agencyjne,
- członkostwo w spółdzielniach rolniczych,
- praca zarobkowa za granicą.
Zmiana ta bezpośrednio wpłynie na uprawnienia zależne od stażu, takie jak:
- wymiar urlopu wypoczynkowego,
- dodatki stażowe,
- długość okresów wypowiedzenia,
- wysokość odpraw.
W praktyce może to oznaczać szybsze nabywanie uprawnień pracowniczych oraz wzrost kosztów zatrudnienia.
Istotne jest również to, że:
- pracownik będzie składał elektroniczny wniosek do ZUS (PUE ZUS) o potwierdzenie okresów podlegania ubezpieczeniom,
- okresy nieuwzględnione w ZUS (np. umowy zlecenia studentów) będą musiały być udokumentowane indywidualnie,
- pracownik będzie miał 24 miesiące na przedstawienie dokumentów w celu przeliczenia stażu u obecnego pracodawcy.
Dla pracodawców oznacza to konieczność przygotowania procedur, weryfikacji dokumentów oraz dostosowania systemów kadrowych.
Jasne zasady wypłaty ekwiwalentu za urlop
Do tej pory pracownicy otrzymywali ekwiwalent za niewykorzystany urlop w ostatnim dniu pracy. Od 27 stycznia 2026 roku ten schemat przestaje obowiązywać.
Nowelizacja Kodeksu pracy podpisana na początku stycznia nie odbiera prawa do ekwiwalentu, ale zmienia moment jego wypłaty. Zamiast zawsze w dniu odejścia, pieniądze będą rozliczane zgodnie z terminem wypłaty wynagrodzenia, albo maksymalnie w ciągu 10 dni od zakończenia umowy.
Reprezentacja pracowników przy ZFŚS
Nowe przepisy zakładają, że u pracodawców, u których nie działają związki zawodowe, sprawy dotyczące zakładowego funduszu świadczeń socjalnych będą uzgadniane z co najmniej dwuosobową reprezentacją pracowników.
Dotychczas wystarczający był jeden przedstawiciel. Zmiana ta ma na celu ujednolicenie zasad z innymi regulacjami prawa pracy i będzie wymagała aktualizacji wewnętrznych procedur.
Więcej spraw kadrowych w formie elektronicznej
Nowelizacja przepisów przewiduje dalszą cyfryzację relacji pracownik–pracodawca. Pracownicy będą mogli składać elektronicznie m.in.:
- wnioski o czas wolny na sprawy osobiste,
- wnioski o urlop bezpłatny.
Dla pracodawców oznacza to konieczność dostosowania obiegu dokumentów oraz systemów HR do obsługi wniosków elektronicznych.
Jawność wynagrodzeń – zmiany już obowiązują, kolejne przed nami
Obszar przejrzystości wynagrodzeń pozostaje jednym z najbardziej dynamicznych legislacyjnie.
Już od 24 grudnia 2025 r. każdy pracodawca ma obowiązek:
- poinformować kandydata o proponowanym wynagrodzeniu lub widełkach,
- udostępnić informacje o obowiązujących regulaminach wynagradzania.
Informacja ta musi pojawić się:
- w ogłoszeniu o pracę,
- przed rozmową rekrutacyjną,
- najpóźniej przed podpisaniem umowy.
To jednak dopiero pierwszy etap. Zgodnie z dyrektywą UE 2023/970 kolejne obowiązki – w tym raportowanie luki płacowej, ujawnianie średnich wynagrodzeń w grupach porównawczych oraz zasady progresji płac – mają zostać wdrożone najpóźniej do czerwca 2026 r. Ostateczny kształt polskich przepisów jest nadal przedmiotem prac legislacyjnych.
Podsumowanie
Rok 2026 będzie dla działów kadr i płac okresem intensywnych zmian. Nowe regulacje wymagają nie tylko aktualizacji dokumentacji i systemów, ale również świadomego zarządzania ryzykiem kadrowym i kosztami pracy.
Dobrze zaplanowane przygotowanie do 2026 roku pozwoli uniknąć chaosu operacyjnego i kosztownych błędów.
Nasze wsparcie
Sprawdź nasze usługi podatkowe, oraz płacowo-kadrowe jakie świadczymy dla naszych klientów. Jesteśmy po to, żeby ułatwiać prowadzenie Twojej działalności.
Making business easier.
